L’Autorité régionale de la santé Sunrise

Résumé d’audit Date de publication : juin 2010 Bureau d’audit : Bureau du vérificateur provincial de la Saskatchewan Lien vers le rapport complet : https://auditor.sk.ca/pub/publications/public_reports/2010/Volume_1/2010v1_12_SunriseRHA.pdf (en anglais)

Entité(s) auditée(s)

• Autorité régionale de la santé Sunrise

Étendue et objectif(s) de l’audit

• Établir si, à compter du 15 mars 2010, l’Autorité régionale de la santé Sunrise possédait des processus adéquats pour planifier l’emploi du temps du personnel infirmier requis en vue de fournir les soins aux patients dans ses établissements de soins de santé, y compris pour gérer les coûts en personnel pour les heures supplémentaires.

Critère(s) d’audit

• L’équipe d’audit a cherché à établir si l’Autorité régionale de la santé Sunrise faisait ce qui suit :
  • clarifier ses attentes en matière de travail à l’égard du personnel infirmier;
  • communiquer ses attentes au personnel du bureau de planification de l’emploi du temps, au personnel infirmier et aux gestionnaires;
  • former les gestionnaires au suivi des coûts en personnel;
  • planifier l’emploi du temps du personnel infirmier de manière à répondre aux besoins en personnel prévus;
  • établir des processus pour gérer les imprévus (p. ex. absentéisme, augmentation de la charge de patients ou de l’acuité de leurs besoins);
  • planifier équitablement les horaires de travail du personnel infirmier (p. ex. avec objectivité, en temps voulu, en recourant aux congés compensatoires);
  • collecter des renseignements précis sur les coûts en personnel infirmier;
  • comparer les coûts prévus et réels en personnel et relever les caractéristiques communes et les causes lorsque ces coûts sont excessifs;
  • consulter les parties prenantes (p. ex., le personnel, les syndicats, les associations professionnelles) afin d’éviter autant que possible que les coûts en personnel soient excessifs;
  • utiliser des stratégies de prévention pour éliminer les causes des coûts excessifs en personnel;
  • prendre des mesures concernant les coûts excessifs en personnel.

Principale(s) constatation(s)

• L’Autorité régionale de la santé Sunrise possède des processus adéquats pour planifier l’emploi du temps du personnel infirmier requis en vue de fournir les soins aux patients dans ses établissements de soins de santé, y compris pour gérer les coûts en personnel pour les heures supplémentaires, mais pas pour examiner et approuver les feuilles de temps du personnel infirmier, déceler les causes des coûts en heures supplémentaires et mettre en œuvre des stratégies pour réduire ces coûts.
• L’Autorité régionale de la santé Sunrise utilise les feuilles de temps quotidiennes pour vérifier l’assiduité de son personnel et pour le processus de la paie. Cependant, 30 % des feuilles de temps examinées ne contenaient pas l’approbation appropriée. L’absence de cette approbation augmente le risque d’erreurs dans la paie et d’heures supplémentaires non autorisées.
• L’Autorité régionale de la santé Sunrise surveille les heures supplémentaires et les congés de maladie établissement par établissement. Les services d’un établissement analysent leurs propres coûts en personnel à l’aide des rapports financiers mensuels. Cependant, ces rapports n’expliquent pas toujours les écarts entre les coûts réels et prévus en personnel.
• Le système de paie permet de recenser et consigner les coûts des heures supplémentaires par cause (p. ex. remplacements en cas de congé de maladie, charge de travail, etc.). Selon un rapport, la principale cause des heures supplémentaires est la pression asso­ciée à la charge de travail, suivie du remplacement dû à un congé de maladie, etc. Cependant, la haute direction ne reçoit pas ce genre de renseignements, alors que leur examen pourrait l’aider à trouver la meilleure solution pour maîtriser les coûts des heures supplémentaires.

Recommandations d’audit

• L’Autorité régionale de la santé Sunrise devrait :
  • veiller à ce que les gestionnaires de ses services infirmiers ou d’autres membres du personnel autorisé se conforment aux politiques établies pour examiner et approuver les feuilles de temps du personnel infirmier;
  • cerner les causes des coûts des heures supplémentaires du personnel infirmier et présenter régulièrement au conseil d’administration un rapport à cet égard;
  • appliquer les stratégies établies afin d’éliminer les causes des coûts des heures supplémentaires du personnel infirmier et remettre régulièrement des rapports d’étape au conseil d’administration.