La gestion des absences imprévues des employés

Résumé d’audit Date de publication : juin 2012 Bureau d’audit : Bureau du vérificateur général du Queensland (Australie) Lien vers le rapport complet : https://www.qao.qld.gov.au/sites/all/libraries/pdf.js/web/viewer.html?file=https%3A%2F%2Fwww.qao.qld.gov.au%2Fsites%2Fqao%2Ffiles%2Freports %2Frtp_managing_employee_unplanned_absence.pdf (en anglais)

Entité(s) auditée(s)

• Commission de la fonction publique
• Ministère de la Justice et du Procureur général
• Ministère de l’Éducation et de la Formation
• Ministère des Travaux publics
• Ministère de la Sécurité communautaire
• Étendue et objectif(s) de l’audit
• Établir l’efficacité avec laquelle les entités de la fonction publique du Queensland gèrent les absences imprévues des employés.

Critère(s) d’audit

• Une priorité adéquate est accordée à la gestion des absences imprévues.
• Les données sur les absences imprévues sont analysées en vue de repérer les tendances récurrentes et les points critiques et aussi d’éclairer les décisions de gestion.
• Des points de référence appropriés ont été établis et des buts ont été fixés.
• Les organismes centraux ont fourni des politiques, des guides et des mécanismes de soutien pour donner aux entités responsables les moyens de gérer efficacement les absences imprévues.

Principale(s) constatation(s)

• Le coût direct annuel des absences imprévues dans la fonction publique du Queensland a augmenté de 55 %, passant de 328 M$ en 2006-2007 à 509 M$ en 2010-2011. Sachant que d’après les estimations, les coûts indirects (p. ex. perte de productivité) sont jusqu’à trois fois supérieurs aux coûts directs, les absences imprévues pourraient coûter près de 2 G$ par an.
• Entre 2006-2007 et 2010-2011, le taux annuel d’absences imprévues par employé dans la fonction publique a augmenté de 9 %, passant d’une moyenne de 8,28 jours à 9,02 jours. Dans les années précédant cette période d’augmentation, ce taux avait régulièrement baissé, partant de 8,81 jours en 2003-2004.
• La Commission de la fonction publique publie tous les deux ans son rapport sur l’état de la fonction publique, le tout premier datant de novembre 2010. Ce rapport ne contient aucune description des incidences ou d’analyse expliquant l’évolution baissière des absences imprévues entre 2003-2004 et 2006-2007, ni leur évolution haussière entre 2006-2007 et 2010-2011.
• La Commission de la fonction publique n’a pas défini de point de référence sectoriel sur les niveaux d’absences imprévues.
• Les ministères n’analysent généralement pas de manière appropriée les données disponibles sur les absences imprévues afin de déceler des « points critiques» caractérisés par des taux très élevés d’absences imprévues. Ils ne cherchent pas non plus à connaître les causes de ces points critiques – par exemple, des problèmes médicaux permanents, un désintérêt des travailleurs ou une culture du « j’y ai droit ».
• Certes, le taux global d’absences imprévues reste dans les limites des conditions d’octroi, mais l’escalade importante des coûts et l’évolution haussière persistante rendent impérative la réduction des taux d’absences imprévues et donc des coûts. La plupart des ministères ne travaillent pas activement à cet impératif. Ils n’analysent pas les tendances récurrentes des absences pour repérer où et quand la direction doit intervenir. Par conséquent, peu de ministères gèrent efficacement les absences imprévues ou peuvent afficher une baisse du taux de celles-ci.

Recommandations d’audit

• La Commission de la fonction publique devrait inclure dans ses rapports publics :
• les taux d’absentéisme et leur évolution pour tous les ministères;
  • les coûts annuels directs et les coûts annuels indirects estimés de l’absentéisme dans la fonction publique du Queensland;
  • des comparaisons appropriées entre les taux d’absentéisme de la fonction publique du Queensland et ceux d’autres gouvernements et secteurs d’activités.
• Tous les ministères devraient :
  • analyser leurs données sur les absences imprévues afin de repérer les tendances récurrentes et les « points critiques » nécessitant une intervention de la direction;
  • établir des critères qui déclencheront une intervention de la direction ainsi que des processus de surveillance et de présentation de rapports.
• Tous les ministères devraient :
  • définir des points de référence pertinents et établir des buts visant des niveaux acceptables d’absences imprévues;
  • mettre en œuvre des stratégies appropriées et des outils pratiques de gestion afin d’améliorer l’assiduité et d’atteindre des niveaux acceptables d’absences imprévues.