La gestion des congés imprévus dans les services d’urgence

Résumé d’audit Date de publication mars 2013 Bureau d’audit : Bureau du vérificateur général de Victoria (Australie) Lien vers le rapport complet : https://www.audit.vic.gov.au/sites/default/files/20130306-Unplanned-Leave.pdf (en anglais)

Entité(s) auditée(s)

• Ambulance Victoria (services d’ambulance de Victoria)
• Conseil métropolitain des services d’urgence et d’incendie

Police de Victoria

• Étendue et objectif(s) de l’audit
• Évaluer si Ambulance Victoria, le Conseil métropolitain des services d’urgence et d’incendie et la Police de Victoria gèrent les congés imprévus de leurs employés avec efficience et efficacité.

Critère(s) d’audit

• Les entités collectent et analysent des données complètes et exactes sur les congés et présentent un rapport à cet égard.
• Les entités supervisent et gèrent les congés imprévus avec rapidité et rigueur.

Principale(s) constatation(s)

• Les entités des services d’urgence de Victoria — Ambulance Victoria, le Conseil métropolitain des services d’urgence et d’incendie et la Police de Victoria — ont toutes reconnu l’importance de gérer les congés imprévus. Cependant, il existe des différences substantielles dans l’efficacité et l’efficience avec lesquelles chacune traite ces problèmes.
• Dans l’ensemble, Ambulance Victoria et la Police de Victoria gèrent les congés imprévus avec efficience et efficacité, bien qu’Ambulance Victoria reconnaisse la nécessité de réduire les congés personnels imprévus de ses ambulanciers paramédicaux et de ses autres agents opérationnels. La surveillance exercée par les dirigeants d’Ambulance Victoria et de la Police de Victoria est efficace et repose sur des données rigoureuses et concrètes qui aident les gestionnaires de première ligne à gérer et soutenir le personnel. Les deux entités connaissent les causes des congés imprévus et ont pris des mesures pour remédier au problème, ou sont en train de le faire.
• En revanche, le Conseil métropolitain des services d’urgence et d’incendie doit nettement s’améliorer. Par rapport aux deux autres entités, il est celui qui a les moins bons résultats au chapitre des congés imprévus, ce qui découle de sa gestion inefficace des dix dernières années.
• Les dirigeants du Conseil métropolitain des services d’urgence et d’incendie connaissent les causes des congés personnels imprévus depuis 2000, mais ils n’ont pas pris de mesures adéquates pour résoudre le problème. Les gestionnaires de première ligne ne rendent pas suffisamment de comptes concernant les congés imprévus et les données régulières sur les congés imprévus des pompiers sont insuffisantes pour les gestionnaires au niveau des casernes. Ce problème doit être résolu en priorité.

Recommandations

• Ambulance Victoria devrait :
  • examiner le soutien fourni aux chefs d’équipe qui exercent aussi des fonctions paramédicales et apporter des améliorations visant à optimiser leur capacité à remplir leur rôle;
  • examiner les processus de gestion des éléments probants relatifs aux congés personnels imprévus afin de réduire le risque que ces congés soient mal consignés;
  • surveiller attentivement les régions rurales afin de connaître les résultats de sa stratégie pour renforcer la gestion des équipes et adapter cette stratégie de manière à combler les lacunes ou remédier aux mauvaises performances.
• Le Conseil métropolitain des services d’urgence et d’incendie devrait :
  • examiner les incidences de ses conventions d’entreprise sur l’efficience de la gestion de première ligne et sur la mise en œuvre des recommandations d’audit, en préparation des discussions sur la convention de 2013;
  • mieux gérer la performance des gestionnaires des pompiers et réduire les facteurs financiers qui dissuadent de gérer plus efficacement les congés personnels imprévus;
  • fournir aux commandants opérationnels ainsi qu’aux officiers et aux officiers supérieurs des casernes des renseignements régulièrement mis à jour sur les congés personnels imprévus des pompiers de leur équipe;
  • améliorer le soutien spécialisé en matière de ressources humaines fourni aux gestionnaires de première ligne;
  • fournir une source de renseignements détaillés sur les politiques et procédures de gestion des congés personnels imprévus;
  • continuer à renforcer les processus et les contrôles relatifs à la gestion des ressources humaines afin de réduire les coûts évitables en heures supplémentaires.
• La Police de Victoria devrait :
  • améliorer la gestion de ses membres visés par une procédure liée à un problème de discipline ou de performance;
  • surveiller l’utilisation des outils en ligne permettant d’accéder aux données sur les congés imprévus afin de s’assurer que ces outils sont accessibles et conformes aux besoins des gestionnaires de la police;
  • former adéquatement tous les gestionnaires de première ligne de la police afin de traiter les affaires personnelles complexes concernant les membres de l’effectif.