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Série « Pleins feux »


Sommaire – La gestion des congés

Audits pertinents

Bureau d’audit

Titre du rapport

(cliquez sur le titre pour accéder au résumé)

Date de publication

Bureau du vérificateur général de Victoria (Australie)

La gestion des congés imprévus dans les services d’urgence

mars 2013

Bureau du vérificateur général du Queensland (Australie)

La gestion des absences imprévues des employés

juin 2012

Bureau du vérificateur général de Nouvelle-Galles du Sud (Australie)

Les congés de maladie

décembre 2010

Bureau du vérificateur général du pays de Galles

Le remplacement des enseignants absents

septembre 2013

Exemples d’objectifs d’audit

  • Évaluer si les entités gèrent les congés imprévus de leurs employés avec efficience et efficacité. (voir le sommaire)
  • Évaluer si le secteur public de la Nouvelle-Galles du Sud atteint le but fixé par le gouvernement en matière de congés de maladie et si les taux de congés de maladie sont en baisse. (voir le sommaire)
  • Établir si les dispositions concernant le remplacement des enseignants absents servent vraiment l’intérêt des élèves, des écoles et des contribuables. (voir le sommaire)

Exemples de critères d’audit

  • Les entités supervisent et gèrent les congés imprévus avec rapidité et rigueur. (voir le sommaire)
  • Une priorité adéquate est accordée à la gestion des absences imprévues. (voir le sommaire)
  • Les entités du secteur public ont instauré des stratégies de gestion des congés de maladie. (voir le sommaire)
  • Des points de référence appropriés ont été établis et des buts ont été fixés. (voir le sommaire)
  • Les organismes centraux ont fourni des politiques, des guides et des mécanismes de soutien pour donner aux entités responsables les moyens de gérer efficacement les absences imprévues. (voir le sommaire)
  • Le Ministère possède des lignes directrices sur la gestion des congés de maladie pour les entités du secteur public. (voir le sommaire)
  • Les entités collectent et analysent des données complètes et exactes sur les congés et présentent un rapport à cet égard. (voir le sommaire)
  • Les données sur les absences imprévues sont analysées en vue de repérer les tendances récurrentes et les points critiques et aussi d’éclairer les décisions de gestion. (voir le sommaire)
  • Le Ministère surveille les congés de maladie du secteur public, y compris leur évolution dans le temps. (voir le sommaire)
  • Le secteur public a atteint le but fixé par le gouvernement en matière de congés de maladie et le taux de congés de maladie a baissé. (voir le sommaire)
  • Le Ministère veille à ce que les résultats sur les congés de maladie soient facilement accessibles aux entités du secteur public. (voir le sommaire)
  • Exemples de techniques de collecte et d’analyse des éléments probants :
    • Interroger le personnel du Ministère chargé de ce qui suit;
    • les politiques centrales et les procédures relatives aux congés de maladie;
    • la surveillance et la préparation de rapports concernant les résultats sectoriels sur les congés de maladie. (voir le sommaire)
  • Interroger une sélection d’entités publiques à propos des obstacles et des initiatives visant à réduire les congés de maladie. (voir le sommaire)
  • Examiner les politiques centrales et les procédures visant à surveiller les congés de maladie. (voir le sommaire)
  • Analyser les données sur les congés de maladie, notamment leurs tendances selon l’entité, l’âge et la rémunération. (voir le sommaire)
  • Examiner un certain nombre d’autres rapports réalisés par d’autres organes d’audit et services d’inspections sur les absences des enseignants et les mesures de remplacement ainsi que les recherches menées auprès des enseignants suppléants. (voir le sommaire)
  • Examiner les données sur les dépenses dans l’éducation pour 2011-2012 pour les autorités locales du pays de Galles. Demander aux services des finances de l’éducation de communiquer les chiffres des dépenses de chaque autorité du pays de Galles pour les quatre exercices à partir de 2008-2009. (voir le sommaire)
  • Réaliser un sondage en ligne auprès des écoles sur les dépenses en personnel de remplacement, les attentes et l’appui au personnel suppléant et l’expérience de ce dernier. (voir le sommaire)
  • Se rendre dans 23 écoles à travers tout le pays de Galles. Parler aux professeurs principaux responsables du remplacement des enseignants et de la gestion des absences des enseignants. (voir le sommaire)

Exemples de constatations

  • La surveillance exercée par les cadres des deux entités est efficace et repose sur des données rigoureuses et concrètes qui aident les gestionnaires de première ligne à gérer et soutenir le personnel. Les deux entités connaissent les causes des congés imprévus et ont pris des mesures pour remédier au problème, ou sont en train de le faire. (voir le sommaire)
  • Les dirigeants du Conseil métropolitain des services d’urgence et d’incendie connaissent les causes des congés personnels imprévus depuis des années, mais ils n’ont pas pris des mesures adéquates pour résoudre le problème. Les gestionnaires de première ligne ne rendent pas suffisamment de comptes concernant les congés imprévus et les données régulières sur les congés imprévus des pompiers sont insuffisantes pour les gestionnaires au niveau des casernes. (voir le sommaire)
  • Les coûts annuels directs des congés imprévus dans la fonction publique ont augmenté de 55 % entre 2006-2007 et 2010-2011. Sachant que d’après les estimations, les coûts indirects (p. ex. perte de productivité) sont jusqu’à trois fois supérieurs aux coûts directs, les absences imprévues pourraient coûter près de 2 G$ par an. (voir le sommaire)
  • Le secteur public de la Nouvelle-Galles du Sud n’a pas atteint le but fixé par le gouvernement, mais les congés de maladie ont baissé de 1,84 heure par personne et par an entre 2004-2005 et 2008-2009. (voir le sommaire)
  • Entre 2006-2007 et 2010-2011, le taux annuel d’absences imprévues par employé dans la fonction publique a augmenté de 9 %, passant d’une moyenne de 8,28 jours à 9,02 jours. Dans les années précédant cette période d’augmentation, ce taux avait régulièrement baissé. (voir le sommaire)
  • La Commission de la fonction publique publie tous les deux ans son rapport sur l’état de la fonction publique, le tout premier datant de novembre 2010. Ce rapport ne contient aucune description des incidences ou d’analyse expliquant l’évolution baissière des absences imprévues entre 2003-2004 et 2006-2007, ni leur évolution haussière entre 2006-2007 et 2010-2011. (voir le sommaire)
  • La Commission de la fonction publique n’a pas défini de point de référence sectoriel sur les niveaux d’absences imprévues. (voir le sommaire)
  • Le Ministère possède des lignes directrices pour aider les entités publiques à gérer les congés de maladie, notamment à traiter les absences inacceptables. Ces lignes directrices ne fixent aucun objectif général pour les congés de maladie, mais conseillent aux entités publiques de définir des buts et des points de référence appropriés pour leur lieu de travail. (voir le sommaire)
  • Les ministères n’analysent généralement pas de manière appropriée les données disponibles sur les absences imprévues afin de déceler des «points critiques » caractérisés par des taux très élevés d’absences imprévues. Ils ne cherchent pas non plus à connaître les causes de ces points critiques. (voir le sommaire)
  • Certes, le taux global d’absences imprévues reste dans les limites des conditions d’octroi, mais l’escalade importante des coûts et l’évolution haussière persistante rendent impérative la réduction des taux d’absences imprévues et donc des coûts. La plupart des ministères ne travaillent pas activement à cet impératif. Ils n’analysent pas les tendances récurrentes des absences pour repérer où et quand la direction doit intervenir. Par conséquent, peu de ministères gèrent efficacement les absences imprévues ou peuvent afficher une baisse du taux de celles-ci. (voir le sommaire)
  • Certaines stratégies adoptées par les entités publiques pour réduire le recours abusif aux congés de maladie ont permis d’économiser de l’argent public. D’après les données fournies par les forces de police de Nouvelle-Galles du Sud et l’Autorité des transports en commun de Nouvelle-Galles du Sud, l’équipe d’audit estime que ces deux entités ont économisé près de 20 M$ sur une période de trois à cinq ans. (voir le sommaire)
  • Les dispositions concernant le remplacement des enseignants absents ne sont pas suffisamment bien gérées pour permettre aux élèves de poursuivre leur apprentissage ou pour optimiser l’utilisation des ressources. (voir le sommaire)
  • Les écoles et les autorités locales ne surveillent pas régulièrement et de manière adéquate les motifs d’absence des enseignants et ne comprennent donc pas toujours les causes des remplacements. Les écoles consignent les motifs d’absence de chaque enseignant. Cependant, peu d’écoles et d’autorités locales agrègent et utilisent ces données en vue de surveiller les motifs d’absence de manière à visualiser l’étendue des absences selon les motifs et de prendre des décisions éclairées sur les mesures qui permettraient de réduire l’absence des enseignants. (voir le sommaire)
  • Les coûts de remplacement peuvent varier considérablement, et les écoles et les autorités locales surveillent peu le rapport coût-efficacité de leurs dispositions en la matière. (voir le sommaire)

Exemples de recommandations

  • Le Conseil métropolitain des services d’urgence et d’incendie devrait :
    • mieux gérer la performance des gestionnaires des pompiers et réduire les facteurs financiers qui dissuadent de gérer plus efficacement les congés personnels imprévus;
    • fournir aux commandants opérationnels ainsi qu’aux officiers et aux officiers supérieurs des casernes des renseignements régulièrement mis à jour sur les congés personnels imprévus des pompiers de leur équipe;
    • fournir une source de renseignements détaillés sur les politiques et procédures de gestion des congés personnels imprévus. (voir le sommaire)
  • La Commission de la fonction publique devrait inclure dans ses rapports publics :
    • les taux d’absentéisme et leur évolution pour tous les ministères;
    • les coûts annuels directs et les coûts annuels indirects estimés de l’absentéisme dans la fonction publique;
    • des comparaisons appropriées entre les taux d’absentéisme de la fonction publique et ceux d’autres gouvernements et secteurs d’activités. (voir le sommaire)
  • Tous les ministères devraient :
    • analyser leurs données sur les absences imprévues afin de repérer les tendances récurrentes et les « points critiques » nécessitant une intervention de la direction;
    • établir des critères qui déclencheront une intervention de la direction ainsi que des processus de surveillance et de présentation de rapports;
    • définir des points de référence pertinents et établir des buts visant des niveaux acceptables d’absences imprévues;
    • mettre en œuvre des stratégies appropriées et des outils pratiques de gestion afin d’améliorer l’assiduité et d’atteindre des niveaux acceptables d’absences imprévues. (voir le sommaire)
  • D’ici septembre 2011, le Ministère devrait aider les entités du secteur public à gérer les congés de maladie en diffusant des pratiques exemplaires sur ce qui suit :
    • les stratégies qu’elles peuvent appliquer pour réduire les congés de maladie, comme des entrevues lors de la reprise du travail, des contacts téléphoniques pour s’informer sur la santé des employés absents et la gestion des cas pour les employés ayant des problèmes psychologiques;
    • l’analyse par les entités de l’évolution et des tendances en matière de congés de maladie (p. ex. congés de maladie par jour de semaine) afin de déceler les recours abusifs à ces congés;
    • la surveillance des congés de maladie au moyen d’autres indicateurs de ressources humaines comme l’ardeur au travail du personnel afin de savoir ce qui le motive à venir travailler. (voir le sommaire)
  • Le gouvernement devrait définir ou élaborer des modèles de politiques sur la gestion du remplacement des enseignants, et fournir ces documents aux écoles en guise de bonnes pratiques. (voir le sommaire)
  • Les autorités locales devraient collecter et analyser les données sur les absences pour toutes les écoles de leur secteur et diffuser les renseignements qui permettraient aux écoles de comparer leurs niveaux d’absences avec ceux d’autres écoles de leur autorité locale ou de leur catégorie scolaire. (voir le sommaire)