Éducation : la gestion des contrats des écoles en partenariat public-privé

Résumé d’audit Date de publication : février 2010 Bureau d’audit : Bureau du vérificateur général de la Nouvelle-Écosse Lien vers le rapport complet : https://oag-ns.ca/sites/default/files/publications/2010 - Feb - Ch 03 - Education - Contract Management of P3 Schools.pdf (en anglais)

Entité auditée

• Ministère de l’Éducation

Étendue et objectifs de l’audit

L’audit visait à établir si :

• les processus et les procédures de gestion des contrats du ministère de l’Éducation sont adéquats pour veiller à ce que les services détaillés dans les contrats soient fournis et que les paiements de ces services soient effectués conformément aux contrats.
  
  
• les promoteurs du projet respectent les principales dispositions des contrats de services, surtout celles liées à la santé et à la sécurité des élèves.
  
  
• les modalités des contrats de services sont adéquates pour veiller à ce que l’intérêt public soit protégé.
  
  
• les contrats de sous-traitance entre les promoteurs et les conseils scolaires régionaux permettent au gouvernement d’optimiser ses ressources.

Critères d’audit

• Non accessibles au public

Principales constatations

• Pour protéger l’intérêt public, il est indispensable que les modalités des contrats soient parfaitement détaillées et que des processus et des procédures veillent à ce que les services payés soient effectivement reçus. L’équipe d’audit a relevé d’importantes lacunes dans ces deux domaines. Par conséquent, elle ne peut pas conclure si les principaux calculs à l’appui des paiements contractuels sont corrects ou si beaucoup des services payés ont été reçus.
  
  
• L’équipe d’audit a repéré des cas où les promoteurs n’ont pas respecté les modalités du contrat de services concernant la vérification des antécédents criminels et du registre de l’enfance maltraitée, la visite préventive contre l’incendie et la formation aux soins d’urgence et à la réanimation cardio-pulmonaire. Les modalités des contrats font l’impasse sur des domaines importants comme l’accès par la Province aux audits, les niveaux mesurables pour tous les services, la surveillance du respect des modalités du contrat, notamment les documents requis à cet égard, et l’existence d’un mécanisme adéquat d’ajustement des paiements en cas de non-respect des modalités. Le ministère de l’Éducation ne peut pas se fier uniquement aux commentaires négatifs pour surveiller le respect des contrats et s’assurer que les services sont effectivement reçus.
  
  
• Pour certaines écoles, deux promoteurs ont sous-traité auprès de conseils scolaires régionaux des responsabilités qui leur incombaient en vertu de leur contrat de services. Ces contrats de sous-traitance retransfèrent de fait au gouvernement les risques liés à l’exploitation et à l’entretien d’écoles, dont la responsabilité avait été confiée aux promoteurs dans le cadre des contrats de services. Les conseils scolaires régionaux fournissent ces services contractuels pour un prix inférieur à celui payé aux promoteurs. Sur les 20 ans de durée des contrats, la différence de coûts entre les promoteurs et les conseils scolaires régionaux est estimée à 52 M$.
  
  
• L’équipe d’audit a repéré des cas où les montants reçus par les conseils scolaires régionaux ne correspondent pas aux dispositions contractuelles, ce qui signifie que les conseils pourront récupérer d’importantes sommes.

Recommandations

• Le ministère de l’Éducation devrait veiller à ce que l’on effectue une vérification des antécédents criminels et du registre de l’enfance maltraitée avant l’embauche de tout employé dans une école.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait veiller à ce que tout le personnel des écoles suive une formation aux soins d’urgence et à la réanimation cardio-pulmonaire.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait veiller à ce que les promoteurs passent toutes les visites préventives contre l’incendie exigées par la Loi sur la sécurité incendie (Fire Safety Act) et en documentent les résultats.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait veiller à ce que tous les entretiens préventifs soient réalisés conformément aux exigences des fabricants.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait veiller à ce que les promoteurs conservent des documents adéquats afin de confirmer la fourniture des services de nettoyage requis dans les contrats. Il devrait examiner les documents afin de s’assurer que le nettoyage a été dûment effectué.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait veiller à ce que les promoteurs conservent des documents adéquats afin de démontrer que le travail d’entretien a été effectué en temps opportun. Il devrait examiner ces documents afin de s’assurer que le travail d’entretien a été effectué en temps opportun.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait établir des processus adéquats de gestion des contrats afin de s’assurer que les services prévus dans le contrat sont bel et bien reçus. Ces processus devraient être appliqués pour le reste des contrats.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait obtenir des promoteurs les documents justifiant les chiffres utilisés pour calculer les paiements d’exploitation.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait établir des processus adéquats de gestion des contrats afin que les paiements prévus dans les contrats de partenariat public-privé respectent les modalités du contrat. Ces processus devraient être appliqués pour le reste des contrats.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait obtenir une copie de sécurité de tous les principaux contrats, y compris de tous les changements approuvés et des documents justificatifs.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait surveiller les fonds versés par les promoteurs au titre de la mise à jour technologique, du mobilier, des installations et du matériel.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait élaborer un manuel sur la gestion des contrats à l’intention du personnel.
  
  
• Tous les nouveaux contrats importants conclus entre le ministère de l’Éducation et les fournisseurs de services devraient inclure des dispositions en matière d’audit pour la Province.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait définir des niveaux de service mesurables pour tous les services dans les futurs contrats et ceux-ci devraient figurer dans les contrats avant qu’ils soient signés.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait veiller à ce que les futurs contrats décrivent le processus de surveillance du contrat, y compris les exigences en matière de documentation et les sanctions en cas de non-respect.
  
  
• Le ministère de l’Éducation devrait collaborer avec les promoteurs afin d’évaluer les risques liés à l’absence de vérification périodique des antécédents après une embauche, établir la fréquence de pareille vérification et modifier les contrats en conséquence.