La gestion par le ministère de l’Éducation du processus d’appel d’offres national de 2008 pour des services d’autobus scolaire

Résumé d’audit Date de publication : janvier 2009 Bureau d’audit : Bureau du vérificateur général de Nouvelle-Zélande Lien vers le rapport complet : http://www.oag.govt.nz/2009/bus-tender/docs/school-bus-tender.pdf (en anglais)

Entité auditée

• Ministère de l’Éducation

Étendue et objectifs de l’audit

L’équipe d’audit a examiné ce qui suit :

• la manière dont le ministère de l’Éducation a préparé sa stratégie globale d’approvisionnement et la demande de propositions pour le processus d’appel d’offres de 2008 visant des services d’autobus scolaire;
  
  
• la mesure dans laquelle la demande de propositions reflétait la consultation préalable du ministère de l’Éducation avec les parties prenantes, le cas échéant, et la clarté avec laquelle tout changement important apporté à la demande de propositions a été communiqué aux parties prenantes;
  
  
• la mesure dans laquelle les règles relatives aux demandes de propositions ont été dûment et correctement appliquées par le personnel du ministère de l’Éducation, les soumissionnaires et le comité d’évaluation des soumissions;
  
  
• la mesure dans laquelle le ministère de l’Éducation a rapidement et efficacement répondu aux préoccupations portées à son attention sur certains aspects du processus d’appel d’offres de 2008 visant des services d’autobus scolaire.

Critères d’audit

• Le processus d’appel d’offres de 2008 du ministère de l’Éducation pour des services d’autobus scolaire a permis d’atteindre les objectifs gouvernementaux de la politique en matière de transport scolaire, se conformer aux politiques pertinentes du Ministère et suivre les bonnes pratiques en matière d’approvisionnement et de gestion des contrats.
  
  
• Le ministère de l’Éducation a appliqué dûment et correctement ses règles sur les demandes de propositions.
  
  
• Le ministère de l’Éducation a répondu rapidement et efficacement aux courriers concernant le processus d’appel d’offres de 2008.

Principales constatations

• Le processus ministériel de préparation de la demande de propositions pour l’appel d’offres de 2008 a reposé sur une consultation approfondie et inclusive. Dans l’ensemble, les résultats de la consultation se reflétaient dans la demande de propositions finale. Quand ce n’était pas le cas, le ministère de l’Éducation avait des motifs raisonnables de ne pas en tenir compte.
  
  
• Dans l’ensemble, le processus d’appel d’offres de 2008 du ministère de l’Éducation était conforme aux exigences les plus importantes en matière d’approvisionnement énoncées dans ses politiques et dans le guide de bonnes pratiques du ministère du Développement économique et du Bureau du vérificateur général. Néanmoins, il existe quelques points mineurs à améliorer, que le Ministère devrait corriger pour les futurs processus d’appel d’offres visant des services d’autobus scolaire.
  
  
• Les trois changements apportés au processus de demande de propositions établi auraient dû être communiqués au moyen du site Web du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement. Les bulletins électroniques hebdomadaires du ministère de l’Éducation ne constituaient pas une solution adéquate pour communiquer les changements apportés à la demande de propositions finale. Par contre, ils pourraient constituer un canal de communication supplémentaire.
  
  
• Les dispositions d’assurance qualité du ministère de l’Éducation n’ont pas été aussi efficaces qu’elles auraient pu l’être. Il faut les améliorer pour les futurs processus d’appels d’offres. Certes, un système d’assurance qualité ne décèle pas forcément toutes les erreurs, mais un certain nombre d’erreurs et d’incohérences identifiables qui se sont produites dans le processus d’appels d’offres de 2008 auraient pu être facilement évitées.
  
  
• La stratégie du ministère de l’Éducation pour obtenir une assurance quant aux résultats de la phase de présentation des qualifications avant de passer à celle de présentation des prix n’était pas assez solide. Il s’avère que la persistance de certains exploitants d’autobus a entraîné une hausse de leur note de qualification, sans rapport à tout processus d’assurance de la qualité que le Ministère a instauré après que des préoccupations aient été soulevées sur l’exactitude de certaines notes de qualification.
  
  
• L’influence du prix dans le processus d’appel d’offres de 2008 pour les services d’autobus scolaire n’est pas un sujet de préoccupation, étant donné les objectifs déclarés du ministère de l’Éducation en matière d’optimisation des ressources. Rien ne laisse penser que la sécurité a été compromise par l’importance accordée aux prix.

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• S. O.