Résumé d’auditDate de publication : Bureau d’audit : Lien vers le rapport complet : https://oag-ns.ca/sites/default/files/publications/2011 - May - Ch 04 - DHW - Colchester Regional Hospital Replacement.pdf (en anglais) |
Entités auditées
- Ministère de la Santé et du Mieux-Être
- Régie régionale de la santé : Colchester East Hants Health Authority (CEHHA)
Étendue et objectifs de l’audit
Cet audit vise à évaluer si :
- les rôles et les responsabilités étaient clairement définis, documentés et communiqués au commencement du projet;
- la surveillance du projet par le ministère de la Santé et du Mieux-Être était adéquate;
- la surveillance du projet par la CEHHA était adéquate;
- les processus utilisés pour établir et rajuster le budget du projet étaient adéquats;
- les processus utilisés pour gérer les coûts du projet étaient adéquats;
- le cadre de gestion de projet utilisé pour le remplacement de l’hôpital régional de Colchester était adéquat;
- les processus d’approvisionnement concernant ce projet étaient conformes à la politique d’approvisionnement en vigueur de la Nouvelle‑Écosse et à celles de la CEHHA;
- la stratégie d’approvisionnement était appropriée; et le processus suivi pour préparer les demandes de propositions et attribuer les marchés était adéquat.
Critères d’audit
- Non accessibles au public. Cependant, le rapport indique que certains critères proviennent du Guide du référentiel des connaissances en gestion de projet.
- Principales constatations
- Le projet de remplacement de l’hôpital régional de Colchester a été approuvé en 2005, avec un budget de 104 M$. Ce budget n’était pas une estimation réaliste des coûts attendus et n’était pas suffisant pour achever la construction du nouvel hôpital. Il reposait sur des hypothèses déraisonnables ou non fondées. Ainsi, il ne tenait pas compte des effets de l’inflation pendant la durée de vie du projet. Le budget actuel de 184,6 M$ n’est toujours pas complet. En effet, il exclut plusieurs postes qui devraient être repris dans le budget global du projet.
- Il aurait fallu considérer le budget initial comme une simple approbation préliminaire des dépenses et prévoir un calendrier pour réexaminer régulièrement le budget pendant la construction et actualiser ainsi l’estimation du coût. Il aurait alors été raisonnable d’attendre des personnes chargées de surveiller le projet qu’elles veillent à ce que celui-ci soit réalisé dans les limites du budget.
- Les documents d’accompagnement préparés par le ministère de la Santé et du Mieux-être à l’intention du conseil des ministres pour le premier budget et pour deux des trois approbations suivantes du budget étaient incomplets et contenaient des inexactitudes, ce qui a empêché une prise de décisions efficace.
- Le nouvel hôpital a une superficie supérieure de plus de 100 000 pieds carrés par rapport à l’ancien et vise à proposer plus de services à plus de gens. Cependant, aucune analyse n’a été effectuée afin d’établir s’il faudra un financement supplémentaire pour que les nouvelles installations fonctionnent conformément aux capacités visées.
- Si les pratiques de budgétisation inefficaces ont joué un rôle important dans l’augmentation des coûts apparents, les défaillances de la CEHHA et du ministère de la Santé et du Mieux-être en matière de surveillance et de gestion du projet ont contribué aux difficultés du projet et au dépassement des coûts. Certaines décisions importantes ont été prises sans tenir suffisamment compte des coûts connexes.
Recommandations
- Le ministère de la Santé et du Mieux-Être devrait fixer un calendrier pour examiner le budget préliminaire et approuver le budget final des futurs projets d’immobilisation.
- Le ministère de la Santé et du Mieux-Être et la CEHHA devraient préparer une évaluation complète des fonds nécessaires pour que les nouvelles installations fonctionnent conformément aux capacités prévues et ils devraient convenir du niveau de financement à accorder.
- Le ministère de la Santé et du Mieux-Être devrait mettre en place un processus afin de veiller à ce que le conseil des ministres ne reçoive que des renseignements complets et exacts.
- Le ministère de la Santé et du Mieux-Être devrait mettre en place un processus afin de veiller à ce que les cadres responsables des grands projets d’immobilisations examinent et vérifient dûment les principales estimations préparées par les experts-conseils.
- Le ministère de la Santé et du Mieux-Être devrait mettre en place un processus afin de veiller à ce que les décisions sur la conception tiennent dûment compte des conséquences sur les coûts pour les futurs projets de construction.
- Le ministère de la Santé et du Mieux-Être devrait mettre en place un processus afin de veiller à ce que la décision de demander une certification LEED pour les projets de construction soit étayée par une analyse des coûts. Les coûts devraient être comptabilisés sur la durée de vie du projet.
- La CEHHA devrait mettre en place un processus afin de veiller à ce que tous les futurs ordres de modification respectent le processus en la matière.
- Le ministère de la Santé et du Mieux-Être devrait exiger la réalisation d’estimations à 30 %, 60 % et 90 % de l’étape de conception pour ses futurs projets de construction, notamment les marchés importants de travaux spécialisés pour les projets menés en mode accéléré.
- Le ministère de la Santé et du Mieux-Être devrait signer avec le gestionnaire du projet de remplacement de l’hôpital de Colchester un contrat stipulant clairement les responsabilités et les obligations redditionnelles.
- Le Conseil du Trésor devrait confier la responsabilité des projets de construction en Nouvelle‑Écosse à un organisme central ayant l’expertise nécessaire pour surveiller tous les grands projets de construction pour tous les ministères de la Nouvelle‑Écosse.
- La CEHHA devrait mener une évaluation de fonctionnalité après l’ouverture du nouvel hôpital afin de recenser les leçons apprises pour les futurs projets d’immobilisation. Les résultats de cette évaluation devraient être communiqués au ministère de la Santé et du Mieux-Être et au gouvernement central afin que ces leçons puissent éclairer les futurs projets.
- Après la création d’un organisme central chargé de surveiller les grands projets de construction, le Conseil du Trésor devrait lui confier la responsabilité de mener une évaluation de fonctionnalité pour les grands projets de construction.