Conseils d’audit

La méthode de corroboration doit être uniforme au sein de chaque équipe d'audit

Les membres de l'équipe devraient convenir entre eux de la manière dont la corroboration sera effectuée afin de s’assurer d’utiliser une approche uniforme. Les écarts dans la façon dont les dossiers de corroboration sont préparés peuvent prêter à confusion pour les réviseurs et rendre le processus de revue inefficace. L'utilisation de modèles standard pour les dossiers de corroboration est une bonne pratique qui favorise l’uniformité.

La corroboration devrait commencer tôt dans le processus d'audit, au fur et à mesure que des observations sont faites

Au fur et à mesure que les étapes d’audit sont terminées et / ou que les rapports de projet sont préparés, des notes de bas de page et des hyperliens devraient être utilisés pour documenter les éléments probants à l'appui des observations et des conclusions de l'audit. Ces notes peuvent ensuite être utilisées pour corroborer le rapport d'audit, accélérant ainsi le processus. Les notes devraient être aussi précises que possible (il faut, par exemple, inclure le nom ou le numéro du document, le numéro de page, le numéro de paragraphe, etc.).

Les efforts de corroboration devraient être proportionnels aux niveaux de risque

Une fois la première ébauche d'un rapport d'audit achevée, les paragraphes ou sections qui présentent des risques plus élevés devraient être identifiés et les efforts de corroboration devraient être dirigés en priorité sur ces derniers. Le niveau d'effort et le degré de corroboration devraient varier en fonction du risque inhérent à chaque observation ou conclusion d'audit. Plus une question est litigieuse, sensible et reconnue comme telle, plus les éléments probants doivent être solides.

Suffisamment de temps devrait être alloué pour compléter des dossiers de corroboration adéquats

La préparation de dossiers de corroboration adéquats est un processus rigoureux qui exige parfois plusieurs semaines de travail (la corroboration est un processus itératif puisque les dossiers de corroboration doivent refléter tous les changements apportés au rapport d’audit au fur et à mesure qu’il est finalisé). Étant donné que les dossiers de corroboration sont essentiels pour appuyer les conclusions d’audit, il est important d’allouer suffisamment de temps aux équipes d’audit pour les terminer.

Les sources de données utilisées comme éléments probants doivent être clairement identifiées

Pour chaque document utilisé comme élément probant, les auditeurs devraient s’assurer qu’il y a une indication claire du nom, de la date et de la source du document, ainsi que de la date de réception; ces renseignements doivent être inscrits dans le logiciel de gestion d’audit utilisé par le bureau d’audit. Dans le cas de copies papier, écrire ces renseignements sur les documents avant de les numériser est une bonne pratique, mais la modification des documents originaux devrait se limiter à ces renseignements (les commentaires et les jugements doivent être consignés sur une copie ou dans un document distinct afin de ne pas modifier les documents originaux).

Des explications et des arguments logiques devraient également être inclus dans les dossiers de corroboration

En plus des éléments probants nécessaires à l’appui des énoncés factuels, les dossiers de corroboration devraient inclure des explications et des arguments logiques qui appuient les jugements, les hypothèses, les observations et les conclusions d’audit formulés par l’équipe d’audit dans son rapport.

Les éléments probants devraient être présentés de manière à être complets et faciles à comprendre

Lorsqu’ils préparent les dossiers de corroboration, les auditeurs devraient se demander si l’information qu’ils mettent dans le dossier est suffisante, facile à comprendre et facilement accessible. Si une question interne ou externe survient (provenant par exemple du Parlement, d’une assemblée législative, d’un conseil municipal ou d’un comité d’audit), l’information au dossier serait-elle adéquate pour permettre à l’équipe d’audit de fournir une réponse rapide et complète?

Les auditeurs devraient d’abord présenter les éléments probants les plus solides ou les plus importants, puis ajouter des éléments supplémentaires au besoin. L’information doit être concise, succincte et claire.

La préparation et la revue des dossiers de corroboration devraient être documentées

Qu’il s’agisse de dossiers de corroboration électroniques ou de dossiers papier, il devrait toujours être possible d’identifier rapidement qui a préparé la corroboration d’un paragraphe ou d’une section d’un rapport d’audit et qui l’a revue.

Bien que les logiciels de gestion des dossiers d’audit incluent des champs pour cette information, il peut également être utile de tenir à jour une liste de suivi de tous les paragraphes d’un rapport, avec des colonnes pour enregistrer le nom du ou des préparateurs et du ou des réviseurs, ainsi que la date d’approbation. Une telle liste donnera l’assurance à la personne responsable de l’audit que tous les dossiers de corroboration ont été préparés et examinés tel que requis.

Enfin, les dossiers de corroboration devraient également contenir de l’information à l’effet que l’examinateur de la qualité pour l’audit a examiné les sections à risque élevé des dossiers de corroboration.