Énoncer les impacts financiers potentiels des recommandations

Il est par ailleurs important de mentionner les économies potentielles dans les rapports d’audit. Dans la mesure du possible, nous formulons des énoncés pour rendre compte de l’impact financier potentiel de la mise en œuvre de nos recommandations. Cela permet de fournir aux dirigeants et aux élus un tableau complet de la situation si le problème n’est pas résolu. Le rapport contribue aussi à encourager les dirigeants à classer nos recommandations par ordre de priorité et à les mettre en œuvre; parfois, les dollars ont plus de poids que les mots.

Voici deux exemples d’énoncés d’impact tirés de rapports d’audit récents :

• « Chaque ménage bénéficiant d’une aide sous forme de LIR [loyer indexé sur le revenu] touche une subvention annuelle d’environ 7 200 dollars en moyenne. Même si nous pensons que l’écrasante majorité des gens sont admissibles [à la subvention qu’ils reçoivent], nous estimons que pour chaque un pour cent de ménages bénéficiant actuellement d’une aide sous forme de LIR à laquelle ils ne sont pas admissibles, la Ville verse chaque année plus de 4 millions de dollars d’aide indue qui pourraient être utilisés pour fournir un logement stable à plus de 650 ménages qui sont inscrits sur la liste d’attente et admissibles⁴. » [Traduction]
• « Sur la base des données que nous avons recueillies et analysées, nous estimons que le taux moyen pondéré de fraude est de 5,4 % pour les trois modes de transport offerts par la CTT [Commission de transport de Toronto]. D’après nos calculs, les pertes de recettes annuelles de la CTT dues à la fraude et à d’autres facteurs connexes sont d’au moins 64 millions de dollars. Une diminution d’un point de pourcentage de fraude représente des recettes supplémentaires de 11 millions de dollars⁵. » [Traduction]

Ces énoncés soulignent que la mise en œuvre des recommandations d’audit pourrait contribuer à améliorer l’efficacité des révisions de l’admissibilité à l’aide sous forme de LIR et à réduire le taux de fraude sur le réseau de la CTT, ce qui pourrait permettre de réaliser des économies importantes. Nous quantifions ces économies potentielles en utilisant les informations dont nous disposons au moment de notre travail d’audit sur le terrain, et nous communiquons notre méthode de calcul aux dirigeants.

Les énoncés d’impact peuvent attirer l’attention et susciter des changements positifs. Une fois que les dirigeants ont mis en œuvre nos recommandations d’audit, notre bureau peut vérifier leurs affirmations, puis calculer tous les avantages financiers directs et indirects obtenus et en rendre compte. Dans nos communications sur la valeur de nos audits, nous veillons à établir une distinction claire entre les économies potentielles et les économies réalisées.

Calculer les économies réalisées

Le fait de quantifier l’ampleur potentielle d’une constatation d’audit dans notre rapport d’audit initial nous aide à déterminer les économies réelles pendant le processus de suivi des recommandations. Plus précisément, les données financières collectées au moment de l’audit initial servent de base de comparaison pour évaluer les résultats de la mise en œuvre. La différence entre les données au moment de l’audit et les données après la mise en œuvre représente la valeur obtenue par les dirigeants suite à notre recommandation d’audit.

Les principes suivants nous aident à calculer les économies réalisées et à en rendre compte :

• Identifier les économies ou les recettes ponctuelles qui ne devraient pas se répéter au cours des prochaines années.
• Fixer un horizon maximal de cinq ans pour les économies annuelles récurrentes, même si elles peuvent se prolonger au-delà.
• Vérifier le montant des économies et notre méthode de calcul avec les dirigeants municipaux.
• S’assurer que les économies sont calculées en déduisant les coûts de mise en œuvre des recommandations afin de présenter des estimations prudentes.

Les exemples concrets mentionnés ci-dessous illustrent la manière dont nous avons calculé les économies que les dirigeants ont réalisées en mettant en œuvre nos recommandations d’audit. Ces économies ont toutes été répercutées dans les budgets de la Ville sous la forme d’une réduction des coûts ou de nouvelles recettes. Il est important de noter que les économies, l’évitement des coûts et l’augmentation des recettes sont tous calculés différemment.

• Solid Waste Management Services Division (division des services de gestion des déchets solides) – « Review of the Green Lane Landfill Operations – Management of Contracts Needs Improvement » (Examen des activités du site d’enfouissement de Green Lane – La gestion des contrats doit être améliorée) (en anglais seulement), 2018 (économies) : Notre bureau a recommandé à la Ville de profiter de meilleurs tarifs en déplaçant le volume de déchets enfouis d’un site tiers vers un site sous contrat avec la Ville. Cela a permis de réaliser des économies annuelles d’environ 970 000 dollars. Nous avons calculé ces économies en intégrant la possibilité consistant à optimiser les limites de tonnage afin d’obtenir une tarification à un palier inférieur, comme le prévoit le contrat, et en minimisant le recours aux services de sites d’enfouissement commerciaux tiers dont les tarifs sont plus élevés.
• « Management of the City’s Employee Extended Health and Dental Benefits » (Gestion des prestations de santé complémentaires et des prestations de soins dentaires des employés de la Ville) (en anglais seulement), octobre 2016, mars 2017 et juin 2017 (évitement des coûts) : La publication de nos constatations d’audit sur le coût des demandes de règlement pour frais médicaux inhabituels a modifié le comportement des employés en la matière. Si l’on y ajoute notre recommandation de recruter une firme pour administrer les prestations dotée de processus et de contrôles permettant d’identifier les tendances inhabituelles ainsi que de détecter et de prévenir la fraude et les abus, tant au niveau du prestataire qu’à celui des membres, la Ville a économisé en moyenne 5,45 millions de dollars par an en frais de prestations de santé. Nous avons quantifié la valeur de cet audit en comparant les coûts moyens de règlement des prestations de santé avant et après notre audit.
• « Audit of Water Billing and Collection – Phase II: Part 2 – Management of Water Supply Contract for the Region of York » (Audit de la facturation de l’eau et de la collecte – Phase II : Partie 2 – Gestion du contrat d’approvisionnement en eau pour la région de York) (en anglais seulement), 2016 (augmentation des recettes) : Notre bureau a recommandé de renégocier certaines clauses d’un contrat existant pour tenir compte des facteurs économiques et environnementaux actuels. La mise en œuvre de nos recommandations permettra à la Ville de toucher des recettes supplémentaires dont le montant est estimé à 33 millions de dollars sur cinq ans. Le calcul a été effectué en répercutant le prix de l’eau renégocié à la hausse sur les données historiques de consommation d’eau.
• « Audit of City Cleaning Services » (Audit des services de nettoyage de la Ville) (en anglais seulement), 2016 (économies) : Nos deux rapports d’audit ont montré que l’application des normes sectorielles et générales de nettoyage et la modification des modalités d’attribution des contrats de nettoyage pourraient réduire les coûts de nettoyage. En mettant en œuvre nos recommandations, la Ville a réalisé des économies récurrentes de 850 000 dollars à partir de 2017, puis de 740 000 dollars supplémentaires chaque année à compter de 2018.
• « Management of the City’s Long-Term Disability Benefits – Phase One: Improving City Management to Address Growing Trends in Long-Term Disability Benefits » (Gestion des prestations d’invalidité de longue durée de la Ville – Phase une : Améliorer la gestion de la Ville face aux tendances à la hausse des prestations d’invalidité de longue durée) (en anglais seulement), 2015 (évitement des coûts) : En examinant un échantillon des relevés de facturation mensuels de l’administrateur des prestations de santé de la Ville, nous avons constaté que la Ville avait été facturée pour un service qui n’était pas conforme à la proposition de l’administrateur. Le tiers a attribué l’erreur à un nouveau système de facturation et la Ville a récupéré 1,82 million de dollars pour son compte et celui de ses organismes et sociétés avant même la fin de l’audit.

En rendant compte régulièrement des efforts des dirigeants municipaux pour mettre en œuvre efficacement nos recommandations d’audit, les membres du conseil municipal et du comité d’audit s’intéressent aux recommandations en suspens. Nous veillons à mettre en lumière tous les efforts permettant de réaliser des économies. Lorsque de l’argent est en jeu à cause d’un retard dans la mise en œuvre, les élus veulent en connaître la raison, ce qui incite par conséquent les dirigeants à classer nos recommandations d’audit par ordre de priorité.

En 2019, le conseil municipal a renforcé l’importance des rapports sur les impacts de la mise en œuvre des recommandations d’audit. Il a demandé au directeur financier de la Ville d’identifier et d’inclure, dans les futurs processus budgétaires annuels, les coûts, la réduction des coûts et l’augmentation des recettes résultant des rapports et des recommandations de la vérificatrice générale.

Conclusion

Rendre compte des impacts financiers et non financiers des audits de performance peut apparaître comme une tâche fastidieuse, mais il se trouve que de nombreux bureaux d’audit ont déjà mis en place des processus permettant de recueillir le type d’informations nécessaires à la préparation de ces rapports d’impact, tels que le suivi des recommandations d’audit antérieures, les rapports annuels et les audits de l’économie, de l’efficience et de l’efficacité. Pour progresser, il faut aller un cran plus loin et quantifier les impacts.

Notre bureau a constaté que ce travail s’avère extrêmement utile. Il permet non seulement au conseil municipal de mieux comprendre notre valeur, mais aussi aux dirigeants municipaux de prendre conscience des avantages qu’ils peuvent obtenir en mettant en œuvre les recommandations d’audit. Cela montre également aux contribuables que nous faisons tous des efforts pour veiller à ce que l’argent de leurs impôts soit dépensé de la meilleure façon possible.

⁴ Tiré de l’audit d’octobre 2019, Safeguarding Rent-Geared-to-Income Assistance: Ensuring Only Eligible People Benefit (Préserver l’aide sous forme de loyer indexé sur le revenu : Faire en sorte que seules les personnes admissibles en bénéficient) (en anglais seulement).

⁵ Tiré de l’audit de février 2019, Review of Toronto Transit Commission’s Revenue Operations: Phase One – Fare Evasion and Fare Inspection (Examen de l’administration des recettes de la Commission de transport de Toronto : Phase une – Fraude et contrôle des titres de transport) (en anglais seulement). L’édition de décembre 2019 de la publication Audit en vedette de la FCAR est consacrée à cet audit.