Regards sur la recherche

LES ÉLÉMENTS FONDAMENTAUX

Bonne pratique #1
Le comité d’audit (ou son équivalent) possède un énoncé des responsabilités clair (mandat, règlements, charte, etc.).

• Les responsabilités du comité lui sont conférées par la législation provinciale et/ou les règlements municipaux.
• Le comité possède un mandat écrit clair.
• Le pouvoir du comité de convoquer ses propres réunions est inscrit dans les règlements.
• Un nombre minimum de réunions pour traiter les rapports d’audit du vérificateur général est garanti.
• Les membres du comité sont autorisés à s’entretenir en privé avec le vérificateur général.
• S’il est impossible de créer un comité d’audit distinct et que le conseil ou la commission dans son ensemble doit agir à titre de comité d’audit, le conseil ou la commission se réunit en tant que comité d’audit pour s’acquitter des responsabilités spécifiques d’un tel comité.

Bonne pratique #2
Les membres du comité sont informés des principes comptables clés liés au risque et de l’application des normes d’audit par les auditeurs.

• Les normes d’audit utilisées font l’objet d’une discussion au sein du comité d’audit avec les auditeurs, et l’interprétation de ces normes est divulguée dans le plan d’audit des auditeurs.
• Les normes d’audit sont expliquées aux membres du conseil ou de la commission qui en font la demande.
• Les membres du conseil ou de la commission comprennent les implications des normes sur lesquelles les auditeurs fondent leurs conclusions.

Bonne pratique #3
Le comité dispose du budget, des ressources et du soutien administratif nécessaires pour mener à bien ses travaux.

• Le comité élabore un plan annuel qui décrit les points à aborder lors de chaque réunion prévue, conformément à l’énoncé de ses responsabilités et au calendrier des activités connexes.
• L’ordre du jour de chaque réunion est fixé en fonction du plan annuel et des autres sujets pertinents qui se présentent au cours de l’année.
• Le comité dispose d’un personnel de soutien suffisant pour s’acquitter de ses tâches, incluant l’organisation des réunions, la mise à disposition des documents nécessaires, l’installation de la technologie de communication et de présentation, la rédaction des procès-verbaux et le soutien au suivi.
• Le comité dispose d’un lieu de réunion adéquat et d’un calendrier de réunion régulier ou prévisible.
• Le personnel annonce à l’avance l’heure et l’ordre du jour des réunions.
• Le comité dispose d’un budget ou d’une procédure pour recruter un expert, au besoin.

Bonne pratique #4
Le comité est composé de membres ayant une expertise appropriée.

• Un processus de nomination des conseillers élus et de sélection des membres externes du comité est en place.
• Le conseil définit le processus de sélection du président du comité, qui doit prendre en compte l’expertise, l’éventail de compétences et l’indépendance.
• Le mandat du comité lui donne les moyens d’inclure des membres externes pour compléter l’éventail de compétences. Si l’inclusion de membres externes n’est pas autorisée, le comité a la possibilité de consulter des experts, au besoin.
• Le comité compte des membres ayant une expertise dans les domaines de la comptabilité, des finances publiques et de l’audit.
• Les membres du comité n’ont pas de fonction de gestion actuelle ou récente au sein de la municipalité.
• Les membres, en particulier les membres externes, remplissent un questionnaire annuel sur le respect d’un code d’éthique et sur leur absence de conflits d’intérêts.
• En cas de conflit d’intérêts réel ou perçu, le membre concerné en fait état et s’abstient de participer à la réunion.

Bonne pratique #5
Le comité veille à ce que ses membres reçoivent des renseignements appropriés et pertinents.

• L’objectif et les procédures du comité, ainsi que les rôles du président et des membres, sont expliqués aux membres du comité.
• Les membres comprennent les différents types d’audits (audit financier, audit de performance, audit interne et études), les processus d’audit généraux et le rôle du comité d’audit pour chaque type d’audit.
• Les membres du comité ont accès à des possibilités de perfectionnement professionnel leur permettant de comprendre les enjeux actuels qui ont une incidence sur leur rôle.
• Le comité veille à ce que ses membres connaissent les bonnes pratiques et la manière dont elles sont appliquées en son sein.
• Le comité dispose d’un processus convenu pour traiter avec les médias. Les membres reçoivent une formation sur la façon d’interagir avec les médias.
• Les membres du comité comprennent les liens de responsabilisation entre les auditeurs externes, le vérificateur général, le directeur municipal/général de la ville et le trésorier.
• Les membres comprennent l’importance des liens de responsabilisation et du suivi pour appuyer la mise en œuvre des recommandations.

LES ACTIONS

Bonne pratique #6
Le comité et son président encouragent les membres à coopérer pour s’engager à améliorer la reddition de comptes au public.

• La coopération et le respect entre les membres sont encouragés.
• Les questions, les préoccupations et les divergences d’opinions sont abordées ouvertement et de manière respectueuse.
• L’accent mis sur la réalisation du mandat du comité et sur l’amélioration de la reddition de comptes au public permet d’unir les membres même quand leurs opinions et leurs priorités divergent.

Bonne pratique #7
Le comité et les dirigeants entretiennent un dialogue constructif.

• L’interdépendance entre le comité, les auditeurs et les dirigeants est encouragée, dans le respect des rôles spécifiques de chacun.
• Le comité témoigne du respect aux invités.
• Les membres posent des questions constructives pour comprendre le point de vue des dirigeants.
• Les questions sont liées au sujet traité.
• Le membre du personnel concerné est appelé à répondre aux questions du comité et à fournir, si nécessaire, la documentation correspondante.
• Avant une réunion, l’étendue du sujet en discussion est communiquée aux dirigeants pour qu’ils puissent se préparer de manière appropriée.
• Les membres s’assurent d’obtenir des réponses à leurs questions et demandent un suivi écrit si la réunion ne permet pas d’y répondre. Les procès-verbaux des réunions rendent fidèlement compte des réponses fournies par les dirigeants et du suivi nécessaire.

Bonne pratique #8
Le comité consacre du temps à l’examen des rapports d’audit lors des réunions.

• Le comité consacre suffisamment de temps :
  • à l’analyse et à la compréhension des états financiers, ainsi qu’à l’examen des résultats d’audit et de l’opinion d’audit connexe
  • à l’examen des rapports de l’auditeur financier externe ou du vérificateur général sur l’audit des états financiers
  • à l’analyse et à l’examen des rapports du vérificateur général sur les audits de performance ou les études
  • à l’analyse et à l’examen des rapports pertinents publiés en interne, par exemple par l’auditeur interne, le contrôleur général ou l’inspecteur général
• Le comité consacre du temps à s’entretenir en privé avec les auditeurs pour clarifier :
  • les rapports
  • la relation avec les dirigeants
  • toute divergence de point de vue avec les dirigeants
  • tout risque particulier de fraude ou autre enjeu

Bonne pratique #9
Le comité rend compte de ses travaux au conseil.

• Le comité rend compte au conseil de l’avancement de la mise en œuvre des recommandations d’audit par les dirigeants, jusqu’à la fin de ce processus.
• Le comité fournit au conseil ou à la commission un rapport annuel qui résume la façon dont il a rempli son mandat et ses responsabilités et mené ses activités. Dans ce rapport, le comité commente les enjeux et les sujets de préoccupation et formule des recommandations, si nécessaire. Il s’agit de faire en sorte que les travaux du comité soient reconnus par le conseil ou la commission, et consignés en bonne et due forme par le comité.
• Le comité évalue son propre travail et y réfléchit (grâce à un sondage anonyme, à un examen par les pairs et/ou à une auto-évaluation).

Bonne pratique #10
Il incombe au comité de s’assurer que les recommandations d’audit sont mises en œuvre.

• Le comité examine les recommandations formulées dans les rapports d’audit.
• Le comité obtient l’assurance que le processus de reddition de comptes des dirigeants permet de surveiller efficacement la mise en œuvre de leurs plans d’action en réponse aux recommandations d’audit.
• Le comité communique avec les dirigeants pour obtenir des informations directes sur les plans d’action et pour apporter toute amélioration nécessaire au processus de reddition de comptes, et invite les dirigeants à assister aux réunions du comité d’audit à cet égard.
• Le comité effectue un suivi auprès des dirigeants et des auditeurs pour s’assurer, éléments probants à l’appui, que les recommandations ont été mises en œuvre.
• Dans son rapport au conseil, le comité est autorisé à formuler des recommandations complémentaires à celles de l’auditeur.

LE SUIVI

Bonne pratique #11
Les dirigeants fournissent au comité des plans d’action et des rapports d’étape qui décrivent comment ils mettront en œuvre les recommandations.

• Les dirigeants fournissent des plans d’action détaillés en réponse aux recommandations d’audit.
• Les plans d’action sont examinés, et la mise en œuvre des recommandations fait l’objet d’un suivi et d’une consignation.
• En collaborant avec les auditeurs et le directeur municipal/général de la ville, le comité obtient et examine les rapports d’étape détaillés des dirigeants.
• Les plans détaillent comment les dirigeants mettront en œuvre les recommandations de l’auditeur et à qui incombe la responsabilité de cette mise en œuvre.
• Les plans d’action et les rapports d’étape comprennent des échéanciers et des dates d’achèvement réalistes.

Bonne pratique #12
Le comité assure la continuité des travaux et le transfert des connaissances.

• Le conseil ou la commission constitue un comité d’audit en temps opportun après une élection.
• Le comité dispose d’une méthode pour assurer la continuité des travaux lorsque sa composition change.
• Dans le cadre de la séance d’orientation, un compte rendu des travaux du comité est fourni aux membres aux fins d’examen.
• Une formation est dispensée aux nouveaux membres du comité.