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Guide pratique sur l’audit de l’efficience


Planification stratégique

Tableau 1(b) - Exemples de questions pouvant supporter le développement de la connaissance des activités de gestion dans le cadre d'un audit sur l'efficience des processus de demande.

Note: Les nouvelles questions et les nouveaux risques sont indiqués en italique dans le tableau. Les autres questions et risques proviennent du Guide pratique.

Risques potentiels pour l’efficience

Questions

  • La stratégie de vérification (pour les renseignements indiqués dans les demandes et les soumissions de renseignements complémentaires) ne repose pas sur une analyse approfondie des risques et sur des critères définis dans les lois et les politiques.
  • Les possibilités d’utiliser des services partagés n’ont pas été étudiées.
  • La remise en question du statu quo par la haute direction n’est pas suffisamment rigoureuse.
  • L’entité possède-t-elle une stratégie décrivant la méthode à appliquer pour évaluer les risques, les cas où les renseignements fournis dans une demande doivent être vérifiés et la manière de procéder et les situations où il convient d’inviter le demandeur à fournir des renseignements supplémentaires?
  • Les gestionnaires de processus possèdent-ils des données sur le nombre de demandes pour lesquelles les renseignements fournis étaient inexacts, incomplets ou frauduleux? (Ce type de données peut aider les auditeurs à comprendre le niveau de risque associé au processus de demande.)
  • Le taux d’erreur dans les demandes est-il cohérent avec la tolérance au risque établie?
  • Dans quelle mesure le plan stratégique reflète-t-il l’importance que l’entité accorde à l’efficience? Ce plan reflète-t-il des initiatives stratégiques et spéciales en faveur de l’efficience dans des domaines importants comme les services partagés, les ressources humaines, l’approvisionnement, la gestion des actifs, les systèmes des technologies de l’information et la restructuration des activités?
  • L’entité a-t-elle évalué les risques et les conséquences qui pourraient découler d’opérations inefficientes?
  • L’entité a-t-elle évalué la faisabilité d’adopter, s’il y a lieu, des méthodes moins coûteuses, comme l’utilisation de services partagés (en particulier avec d’autres fonctions de traitement des demandes au sein de l’administration publique), la rationalisation de l’éventail de biens et de services qu’elle fournit et sa propre restructuration, afin de fonctionner de manière plus efficiente?
  • Dans quelle mesure l’administration publique encourage-t-elle l’utilisation de services partagés entre des fonctions similaires? Possède-t-elle des centres de services ou d’accès (par exemple, sur le modèle de Service Canada), des centres d’appels communs ou des systèmes partagés des technologies de l’information pour des fonctions similaires? Le personnel traite-t-il les demandes pour de multiples programmes ou permis?
  • À quelle fréquence les permis doivent-ils être renouvelés? À quelle fréquence les gens doivent-ils remplir une demande pour accéder à un programme? La période de renouvellement est-elle indiquée dans une loi ou une politique? Est-elle fondée sur une analyse des risques? (Veuillez noter que la fréquence du renouvellement ou de la présentation d’une nouvelle demande aura un impact majeur sur l’efficience du processus.)
Source : Plusieurs de ces questions ont été adaptées à partir du document Improving Public Sector Efficiency: Good Practice Checklist for Public Bodies (2010), publié par le Bureau d’audit d’Irlande du Nord, ainsi qu’à partir d’audits récents de l’efficience.