Tableau 1(e) - Exemples de questions pouvant supporter le développement de la connaissance des activités de gestion dans le cadre d'un audit sur l'efficience des processus de demande.
Note: Les nouvelles questions et les nouveaux risques sont indiqués en italique dans le tableau. Les autres questions et risques proviennent du Guide pratique.
Risques potentiels pour l’efficience |
Questions |
- Les systèmes et les processus n’utilisent pas efficacement les technologies de l’information.
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- Quels systèmes des technologies de l’information l’entité a-t-elle mis en place pour améliorer l’efficience?
- L’entité a-t-elle étudié et évalué la possibilité d’utiliser les technologies de l’information (automatisation, services en ligne, systèmes de documentation électronique, environnement écologique [sans papier], etc.) pour améliorer l’efficience de ses activités et services? A-t-elle mis en place l’un de ces systèmes?
- L’entité partage-t-elle des systèmes des technologies de l’information avec d’autres fonctions de traitement des demandes au sein de l’administration publique afin de réduire les coûts?
- Comment les renseignements figurant dans les demandes et autres documents pertinents sont-ils collectés et entreposés? (Examiner les procédures manuelles et automatisées). Les technologies de l’information sont-elles utilisées à leur plein potentiel? Peut-on retrouver rapidement un renseignement sur un cas particulier?
- Les renseignements demandés et entreposés pour chaque demande sont-ils nécessaires en vertu de la législation ou des politiques? (Par exemple, s’il n’existe pas de conditions d’âge, il n’est peut-être pas nécessaire de demander et d’entreposer les actes de naissance.)
- Les processus de règlement des demandes sont-ils automatisés ou manuels? Qui sont les décideurs? Existe-t-il des politiques clairement définies sur les personnes pouvant prendre une décision à propos d’une demande? Existe-t-il des politiques indiquant quand une décision doit être confiée à un échelon supérieur de l’entité?
- Les décideurs possèdent-ils des outils pour les aider à prendre et documenter leurs décisions avec efficience? Par exemple, utilisent-ils des listes de vérification automatisées, des modèles et des générateurs automatisés de rapports pour améliorer l’efficience et supprimer les redondances?
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Source : Plusieurs de ces questions ont été adaptées à partir du document Improving Public Sector Efficiency: Good Practice Checklist for Public Bodies (2010), publié par le Bureau d’audit d’Irlande du Nord, ainsi qu’à partir d’audits récents de l’efficience.
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