Sélection des procédures d’audit
Dans cette phase du processus d’audit, la difficulté est de veiller à ce que les procédures d’audit soient suffisamment solides pour permettre aux auditeurs d’établir si les critères d’audit sont remplis et de formuler une conclusion à l’égard des objectifs d’audit. De plus, les auditeurs devraient sélectionner leurs procédures de manière à accroître l’impact de l’audit. Chaque audit est unique et rien ne peut remplacer le jugement professionnel lorsqu’il s’agit de prendre des décisions essentielles concernant les procédures d’audit.
Le tableau 7 contient des exemples de procédures d’audit pouvant être utilisées pour auditer l’efficience d’une fonction d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi.Certaines procédures sont uniquement applicables aux audits axés soit sur les systèmes soit sur les résultats, tandis que d’autres sont utilisables pour les deux catégories.
Tableau 7 : Exemples de procédures pour auditer l’efficience d’une fonction d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi
Axe de l’audit |
Procédure d’audit |
Activités de gestion connexes |
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Systèmes ou résultats |
Mesures et cibles de performance Examiner les résultats rapportés afin de déceler d’éventuels indicateurs d’inefficience. Effectuer une comparaison avec des données de référence ou des normes. |
Surveillance de la performance et préparation de rapports. |
Systèmes ou résultats |
Utilisation des inspecteurs Examiner les statistiques sur l’utilisation des inspecteurs. Calculer les économies de coûts qui pourraient être obtenues si on atteignait pour tous les inspecteurs le même niveau moyen d’utilisation que pour les 25 % du haut de la liste. Examiner les données historiques sur le nombre d’inspecteurs et sur le nombre d’inspections menées. Comment l’efficience des inspecteurs a-t-elle évolué dans le temps? Examiner les données sur l’utilisation du temps des inspecteurs. Calculer le pourcentage du temps que les inspecteurs consacrent à des tâches majeures comme la réalisation d’inspections; la préparation de documents et de rapports; l’administration; les déplacements; et la formation. Les proportions relatives coïncident-elles avec les attentes de la direction et sont-elles comparable aux données de référence? |
Planification opérationnelle; gestion de projet et gestion des opérations; surveillance de la performance et préparation de rapports. |
Systèmes ou résultats |
Temps consacré à une inspection Comparer le temps consacré à la réalisation d’inspections similaires avec une norme pertinente (si celle-ci existe), entre plusieurs inspecteurs, et entre plusieurs juridictions. Calculer les économies de coûts qui pourraient être obtenues si toutes les inspections étaient menées conformément à une norme temporelle ou à d’autres données de référence pertinentes. |
Engagement et ton donné par la direction; gestion de projet et gestion des opérations; surveillance de la performance et préparation de rapports. |
Systèmes ou résultats |
Rapport d’inspection – rapidité/temps opportun et efficience Comparer le temps consacré à la réalisation d’un rapport d’inspection avec une norme (si celle-ci existe), comparer la performance des inspecteurs entre eux, et comparer la performance d’ensemble avec celles observées dans d’autres juridictions. Établir si des outils appropriés sont utilisés dans le processus de rédaction des rapports (par exemple, un système électronique de rédaction de rapports qui permet aux inspecteurs d’insérer des paragraphes prérédigés). Calculer les économies de coût ou les gains de temps que l’on pourrait obtenir si tous les rapports étaient préparés conformément à une norme temporelle ou à d’autres données de référence pertinentes. |
Engagement et ton donné par la direction; gestion de projet et gestion des opérations; surveillance de la performance et préparation de rapports. |
Systèmes |
Formation des inspecteurs Interroger un échantillon d’inspecteurs afin de déterminer quelle est la stratégie à l’égard de la formation. Examiner les politiques et les registres de formation. Existe-t-il des indicateurs révélant que la formation est insuffisante ou qu’elle ne stimule pas l’efficience? |
Planification opérationnelle |
Systèmes |
Documentation Examiner un échantillon de dossiers d’inspection afin d’établir si les politiques et les normes sont respectées. La documentation est-elle bien organisée et facilement accessible? Existe-t-il des moyens d’améliorer l’efficience du processus de documentation (c’est-à-dire utiliser des solutions moins coûteuses tout en conservant la même qualité d’extrants)? |
Gestion de projet et gestion des opérations; systèmes des technologies de l’information; amélioration continue et innovation. |
Systèmes ou résultats |
Sanctions en cas de non-conformité Examiner un échantillon de dossiers afin d’établir s’il existe des retards indus entre la fin d’une inspection et l’application des sanctions. Établir le ratio sanctions-inspections. Existe-t-il des indicateurs suggérant que les ressources ne sont pas concentrées sur les secteurs à risque élevé? Existe-t-il des indicateurs suggérant que le processus d’application des sanctions est inefficient? |
Engagement et ton donné par la direction; gestion de projet et gestion des opérations; planification opérationnelle; surveillance de la performance et préparation de rapports. |
Systèmes ou résultats |
Frais généraux administratifs Comparer les frais administratifs avec ceux de fonctions d’inspection similaires. Ces frais peuvent comprendre les coûts du personnel administratif, des locaux et d’autres éléments. Calculer les économies qui pourraient être réalisées si ces frais correspondaient à ceux des données de référence. |
Planification opérationnelle; gestion de projet et gestion des opérations; surveillance de la performance et préparation de rapports. |
Systèmes ou résultats |
Frais de déplacement Comparer les frais de déplacement entre les inspecteurs et étudier les anomalies. Existe-t-il des indicateurs suggérant que la répartition géographique des inspecteurs n’est pas optimale? |
Planification opérationnelle; gestion de projet et gestion des opérations; surveillance de la performance et préparation de rapports. |
Systèmes ou résultats |
Innovations possibles pour améliorer l’efficience Mener des recherches sur les solutions possibles et discuter de leur faisabilité. |
Surveillance de la performance et préparation de rapports; amélioration continue et innovation. |
Considérations sur l’utilisation de renseignements générés par l’audité
Pendant la phase d’examen, la question à savoir si les auditeurs peuvent se fier aux renseignements générés au moyen des systèmes mis en place par la direction des entités auditées sera probablement soulevée. Cela est particulièrement vrai pour les audits qui se concentrent sur les résultats d’une fonction d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi en matière d’efficience, ou sur les systèmes mis en place par la direction d’une entité aux fins de la surveillance de la performance et de la préparation de rapports à cet égard.
Pour que les auditeurs puissent se fier aux renseignements générés par la direction d‘une entité, les normes d’audit exigent qu’ils appliquent des procédures d’audit suffisantes et appropriées afin de réduire le risque que ces renseignements soient incomplets ou inexacts. Ces procédures d’audit peuvent inclure l’examen des systèmes et des contrôles internes, des procédures analytiques ou l’utilisation de travaux d’autres auditeurs ou de spécialistes. L’obligation d’auditer les systèmes d’information de gestion et les rapports connexes peut mobiliser beaucoup de ressources. Les auditeurs doivent soigneusement planifier et appliquer les procédures qui permettront de conclure que le risque lié à l’utilisation des renseignements générés par la direction d’une entité ou d’un programme est faible.