Exemples de critères pour un audit axé sur les systèmes

1. Engagement et ton donné par la direction

Priorité à l’efficience. La haute direction a souligné que l’efficience est une priorité pour la fonction d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi, et que l’atteinte de celle-ci incombe tant aux cadres qu’aux employés.

Attentes claires. La haute direction a défini et communiqué clairement les résultats attendus en matière d’efficience, assortis de cibles et d’indicateurs pour l’activité d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi.

Données de base définies. L’entité a défini des données de base claires pour les coûts, la qualité et le niveau de service de chacun de ses principaux services ou activités d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi.

Politiques. Les procédures opérationnelles définies par le régulateur contiennent des directives claires sur les étapes à suivre pour évaluer les risques posés par les cas de non-conformité et pour établir si des mesures réglementaires immédiates sont nécessaires pour minimiser les risques les plus importants.

Définition claire de la nécessité de prendre des mesures. Les procédures sont clairement définies et le personnel est formé à l’application de celles-ci afin de faciliter la prise de mesures réglementaires ciblées, légitimes et en temps opportun en cas de non-conformité.

2. Planification stratégique

Planification stratégique. L’entité possède un processus de planification stratégique afin de repérer ses inefficiences et de classer par ordre de priorité ses initiatives d’amélioration de l’efficience pour la fonction d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi.

Évaluation des risques. L’entité a évalué les risques et les conséquences possibles du maintien d’opérations d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi jugées inefficientes.

Évaluation des possibilités. L’entité recense et évalue constamment les possibilités d’améliorer l’efficience de sa fonction d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi.

Stratégie de surveillance de la conformité. La stratégie de surveillance de la conformité (c’est-à-dire la stratégie d’inspection) est fondée sur les risques.

• La stratégie est documentée.
• La stratégie indique le type et la fréquence des activités de surveillance et leur exécutant, en tenant compte des ressources disponibles et d’un niveau acceptable de risque résiduel.

Examen de la stratégie de surveillance. Les risques réglementaires sont systématiquement examinés. Lorsque des risques nouveaux ou émergents sont repérés, la stratégie de surveillance est examinée et adaptée si nécessaire afin que les résultats réglementaires puissent être atteints dans les limites des risques résiduels définis.

3. Planification opérationnelle

Planification opérationnelle. Les systèmes et les pratiques utilisés par l’entité pour affecter des ressources financières, humaines et matérielles aux projets et aux opérations d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi sont conçus en vue d’améliorer l’efficience opérationnelle.

Niveau de service. L’entité a adopté des normes de niveau de service d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi qui sont utilisées par les planificateurs opérationnels pour recenser les intrants requis, établir le budget connexe et procéder à leur répartition.

Coûts des intrants. L’entité recense et analyse les coûts des intrants pour tous ses principaux services et programmes d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi.

Coûts unitaires. L’entité calcule les coûts unitaires de ses principaux services d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi, et surveille leur évolution dans le temps.

Variation des coûts. L’entité possède une connaissance claire de l’évolution des coûts en fonction des fluctuations des niveaux d’activité d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi.

Renseignements financiers comparables. L’entité compile continuellement des renseignements financiers pertinents sur la fonction d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi, et génère des données que l’on peut comparer dans le temps.

Affectation du personnel. Les systèmes et les pratiques que l’entité utilise pour répartir le personnel entre les différents services d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi ou les unités fonctionnelles sont conçus pour améliorer l’efficience.

Répartition. Les ressources humaines sont concentrées en priorité sur les risques réglementaires les plus importantes.

Personnel qualifié. Les opérations d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi sont conçues et exécutées par un personnel qualifié ayant des rôles et des responsabilités clairement définis.

Obligations redditionnelles. Les rôles, les responsabilités, les pouvoirs et les obligations redditionnelles se rattachant à l’efficience de la fonction d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi sont clairement définis, attribués et communiqués.

4. Gestion de projet et gestion des opérations

Souci de l’efficience. Les contrôles de gestion de projet et de gestion des opérations de l’entité, les systèmes opérationnels et les procédures de travail tiennent dûment compte du principe d’efficience.

Procédures et systèmes opérationnels. Les opérations liées à la prestation des services de l’entité sont élaborées et exécutées au moyen de systèmes, de procédures et de processus efficients.

Utilisation de la capacité de production. L’entité optimise sa capacité de production disponible, ses installations, son équipement et son personnel afin de produire les volumes visés de biens et de services.

Calendrier. Les activités de surveillance (inspection) sont programmées et mises en œuvre conformément à la stratégie de surveillance.

Suivi des progrès. L’état d’avancement des activités inscrites au calendrier d’inspection fait l’objet d’un suivi et d’un rapport à la haute direction. En cas de retard, la direction adopte un plan d’action visant à corriger la situation.

Décisions prises en temps opportun. Les décisions réglementaires concernant le niveau de conformité d’une entité (ou d’un individu) sont prises en temps opportun, afin que des mesures correctives puissent être prises rapidement en cas de non-conformité

5. Systèmes des technologies de l’information

Systèmes des technologies de l’information. L’entitéévalue périodiquement les possibilités d’utiliser les technologies de l’information pour améliorer l’efficience de ses activités et de ses services.

Politiques en matière de documentation. Des directives sont fournies aux décideurs sur les renseignements qui doivent être compilés, conservés et entreposés afin d’étayer une décision réglementaire.

Demande d’information. Des directives sont fournies sur la manière de préparer et de réunir la documentation afin que, dans le cas d’une demande de renseignements sur une décision, les frais de recherche de l’information soient minimisés.

6. Surveillance de la performance et préparation de rapports

Surveillance de la performance. L’entitésurveille continuellement la performance de ses principaux services d’inspection à l’aide d’indicateurs fiables d’efficience.

Surveillance de la qualité et du niveau de service. L’entitésurveille continuellement la qualité et le niveau de service pour chacun des principaux services qu’elle fournit.

Analyse comparative. L’entité effectue régulièrement une analyse comparative des principaux services qu’elle fournit afin d’évaluer leur efficience relative et de repérer les domaines à améliorer.

Rapports sur les initiatives en matière d’efficience.L’entitérend compte périodiquement des progrès réalisés par rapport à ses initiatives et à ses objectifs en matière d’efficience.

• Les rapports contiennent des renseignements pertinents, actuels, fiables et complets sur l’atteinte de l’efficience.
• Les rapports contiennent des renseignements sur les gains d’efficience obtenus dans le cadre de projets individuels et sur l’impact de ces gains sur l’amélioration des services fournis par l’entité.

Rapports sur les gains d’efficience. Pour rendre compte des gains d’efficience, l’entité:

• prépare des rapports à des périodes régulières, à l’aide de mesures et d’indicateurs valides et fiables;
• compare les valeurs actuelles avec des données de base;
• explique l’incidence des gains d’efficience sur les coûts, la qualité et le niveau de service, afin de démontrer l’incidence complète des changements;
• énonce avec transparence les investissements initiaux et les coûts récurrents engagés pour atteindre l’efficience.

7. Amélioration continue et innovation

Amélioration des méthodes opérationnelles existantes. L’entitéévalue continuellement s’il est possible de rationaliser ses systèmes et procédures, d’optimiser l’affectation de ses ressources, et de supprimer les redondances et le gaspillage.

Innovation. L’entité recense et évalue périodiquement des idées novatrices pour améliorer l’efficience de ses principaux services et activités.

Diversification des méthodes de prestation de services. L’entitéévalue périodiquement le bien-fondé d’autres méthodes et modèles de prestation de services susceptibles d’améliorer son efficience.

Efficience grâce à la collaboration. L’entité ayant une fonction d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi évalue périodiquement le bien-fondé et la faisabilité d’améliorer l’efficience en recourant à de nouvelles ententes de collaboration ou en améliorant celles qui existent déjà (par exemple, mise en commun des ressources, suppression des redondances et utilisation de services partagés, en particulier avec des entités similaires au sein de l’administration ou du secteur public).

Processus d’amélioration continue. L’entité ayant une fonction d’inspection réglementaire et d’exécution de la loi a mis en place un processus d’amélioration continue de la qualité afin d’améliorer ses systèmes et ses pratiques de prestation de services.