Les pratiques de recrutement dans la fonction publique du Territoire de la capitale de l’Australie

Résumé d’audit Date de publication : octobre 2012 Bureau d’audit : Bureau du vérificateur général du Territoire de la capitale de l’Australie Lien vers le rapport complet : http://www.audit.act.gov.au/auditreports/reports2012/Report%20 No.%208%20ACT%20Public%20Service%20Recruitment%20Practices.pdf (en anglais)

Entité(s) auditée(s)

• Canberra Institute of Technology (Institut de technologie de Canberra)
• Direction générale de l’Éducation et de la Formation professionnelle
• Direction générale de la Santé
• Direction générale de la Justice et de la Sécurité communautaire

Étendue et objectif(s) de l’audit

• Fournir à l’assemblée législative une opinion indépendante sur l’efficience et l’efficacité des pratiques de recrutement dans la fonction publique du Territoire de la capitale de l’Australie.

Critère(s) d’audit

• Les principaux critères suivants ont été utilisés :
  • le degré de conformité par rapport aux dispositions pertinentes de la législation habilitante concernant l’efficience et l’efficacité des processus de recrutement, y compris une évaluation de la rapidité du processus de recrutement, les redondances potentielles des activités et la documentation;
  • les écarts par rapport aux pratiques exemplaires pertinentes.

Principale(s) constatation(s)

• Dans l’ensemble, les pratiques de recrutement de la fonction publique sont efficaces et se conforment généralement aux principales exigences du Public Sector Management Act 1994 (loi de 1994 sur la gestion du secteur public). Cependant, il faut corriger certaines lacunes et améliorer l’efficience des pratiques de recrutement et la gestion des ententes relatives à l’exercice de fonctions supérieures (à titre intérimaire).
• Les organismes gouvernementaux du Territoire de la capitale de l’Australie utilisent toute une gamme de méthodes appropriées pour constituer un réservoir adéquat de candidats et fournir des possibilités d’emploi aux membres des groupes visés par l’égalité d’accès à l’emploi. En 2011-2012, ils ont généralement amélioré la rapidité de leur processus de recrutement par rapport à 2010-2011. Cependant, aucun n’a atteint la cible d’un temps de recrutement de 40 jours fixée par le gouvernement du Territoire de la capitale de l’Australie.
• La direction générale du ministre en chef et du Cabinet a publié un guide intitulé Recruitment in the ACT Public Service (le recrutement dans la fonction publique du Territoire de la capitale de l’Australie), dans lequel elle encourage vivement l’encadrement des processus de recrutement et la cohérence des pratiques au sein des organismes gouvernementaux du Territoire de la capitale de l’Australie. Cependant, ce document doit être étoffé en y intégrant toutes les pratiques actuelles et les éléments prescrits.
• Les pratiques de recrutement des organismes présentent des lacunes, en ce sens que les activités de recrutement accordent très peu d’attention formelle à l’effectif de l’organisme et à sa planification stratégique et que tous les organismes omettent de documenter les considérations initiales sur la nécessité véritable ou non de recruter.
• Si, dans l’ensemble, les organismes se conforment aux exigences de la législation et aux pratiques exemplaires concernant la tenue des dossiers relatifs au recrutement, ils présentent tous des lacunes, comme des documents incomplets, trop peu détaillés et parfois même inexistants.
• Les processus concernant les ententes relatives à l’exercice de fonctions supérieures (à titre intérimaire) étaient appropriés pour ce qui est des délégations de pouvoirs et de l’utilisation de formulaires et de modèles normalisés. Cependant, il a été difficile de se forger une opinion sur l’adéquation du processus décisionnel, en raison des lacunes sur le plan de la collecte des données et de la tenue des dossiers.
• Une proportion significative d’ententes relatives à l’exercice de fonctions supérieures (à titre intérimaire) ont été prolongées pendant plus de six mois, sans qu’il soit procédé au processus obligatoire de sélection fondée sur le mérite. D’autres part, dans un nombre important de cas, des ententes relatives à l’exercice de fonctions supérieures (à titre intérimaire) ont été approuvées pour cinq jours ou moins, sans que les raisons en soient consignées. Les nominations à des fonctions supérieures (à titre intérimaire) pour une durée de cinq jours ou moins doivent être soigneusement examinées compte tenu des frais administratifs connexes.

Quelques recommandations d’audit

• Le Commissaire de l’administration publique devrait régulièrement surveiller les activités et les tendances de recrutement pangouvernementales et présenter un rapport public à cet égard. Il devrait aussi périodiquement procéder à une analyse visant à établir si elles concordent avec les stratégies d’effectifs pangouvernementales. Cette analyse devrait explicitement inclure les ententes relatives à l’exercice de fonctions supérieures (à titre intérimaire).
• L’Institut de technologie de Canberra, la direction générale de l’Éducation et de la Formation professionnelle, la direction générale de la Santé et la direction générale de la Justice et de la Sécurité communautaire devraient :
  • améliorer la rapidité du recrutement en examinant les processus utilisés par leurs organismes pour repérer les éventuelles possibilités de gains d’efficacité;
  • veiller à ce que les raisons des retards dans les processus de recrutement soient clairement établies et consignées;
  • améliorer leurs processus de gestion des dossiers et de consignation de l’information sur le recrutement.
• La direction générale du ministre en chef et du Cabinet devait examiner et réviser le guide intitulé Recruitment in the ACT Public Service (le recrutement dans la fonction publique du Territoire de la capitale de l’Australie) afin que celui-ci reflète les pratiques et les exigences administratives en vigueur dans la fonction publique du Territoire de la capitale de l’Australie.
• La direction générale du ministre en chef et du Cabinet devrait concevoir un mécanisme ou un processus visant à :
  • améliorer les compétences des comités de sélection respectifs des organismes du gouvernement du Territoire de la capitale de l’Australie. Pour cela, il faudra peut-être prévoir des occasions de formation pangouvernementales, ainsi que des conseils et des mécanismes de soutien supplémentaires;
  • diffuser l’information sur les initiatives concernant les pratiques exemplaires en matière de recrutement dans la fonction publique du Territoire de la capitale de l’Australie et encourager leur adoption et leur mise en œuvre, en tenant compte des enjeux pratiques, comme les exigences en effectifs, les conséquences en matière de coûts et les nouveaux systèmes et pratiques en matière de ressources humaines à mettre en place par les Services partagés en ressources humaines.

La direction générale du ministre en chef et du Cabinet devrait :

• examiner les pratiques concernant l’exercice de fonctions supérieures (à titre intérimaire) dans la fonction publique du Territoire de la capitale de l’Australie et instaurer des procédures visant à ce que les nominations pour une période supérieure à six mois reposent sur le mérite;
• fournir aux organismes des conseils sur les circonstances dans lesquelles il convient de conclure des ententes relatives à l’exercice de fonctions supérieures (à titre intérimaire) pour une durée de cinq jours ou moins, et expliquer les autres solutions disponibles.