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Série « Pleins feux »


Contrats de services professionnels liés au traitement de l’information

Contrats de services professionnels liés au traitement de l’information (Professional Service Contracts Related to Service Processing)Résumé d’audit

Date de publication :
novembre 2012

Bureau d’audit :
Vérificateur général du Québec

Lien vers le rapport complet :
www.vgq.gouv.qc.ca/fr/fr_publications/fr_rapport-annuel/fr_2012-2013-VOR-Automne/fr_Rapport2012-2013-VOR-Automne-Chap05.pdf

Entités auditées

  • Centre de services partagés du Québec

  • Revenu Québec

  • Régie des rentes du Québec

  • Secrétariat du Conseil du trésor

Étendue et objectif de l’audit

L’audit avait pour objectif de s’assurer que :

  • les entités vérifiées gèrent les processus de gestion contractuelle pour les services professionnels liés au traitement de l’information conformément au cadre normatif en gestion contractuelle en vigueur et aux saines pratiques de gestion;

  • le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) exerce un suivi approprié des processus de gestion contractuelle pour les services professionnels liés au traitement de l’information.

Critères d’audit

  • L’évaluation rigoureuse du besoin est effectuée (description, durée, expérience et connaissances requises) et les options possibles sont analysées adéquatement (ressources internes, ressources externes et coûts des options).

  • L’estimation des coûts et l’échéancier sont établis de façon rigoureuse.

  • La sollicitation des fournisseurs respecte le cadre normatif et favorise l’obtention de plusieurs soumissions.

  • La sélection des fournisseurs est effectuée selon les moyens d’évaluation préconisés par le cadre normatif.

  • Le contrat est complet et signé avant le début des travaux et les écarts importants entre le montant estimé à l’égard du contrat et la valeur de ce dernier avant la signature sont expliqués et approuvés par les autorités compétentes.

  • L’attribution des contrats est approuvée par les autorités compétentes.

  • La pertinence des modifications apportées aux contrats est démontrée et celles-ci sont approuvées en temps opportun par les autorités compétentes.

  • Le suivi des contrats est effectué dans le but de s’assurer, notamment, de la réalisation du contrat par le personnel désigné dans l’offre de services, du respect de l’échéancier et du prix, de l’exactitude de la facturation et de l’évaluation du rendement des fournisseurs.

Principales constatations

  • Bien que la plupart des dispositions législatives et réglementaires que nous avons examinées soient respectées, les nombreuses lacunes dans la gestion des contrats soulèvent des préoccupations à l’égard du traitement équitable des fournisseurs et de l’utilisation judicieuse des fonds publics. En effet, les lacunes recensées indiquent que différentes étapes de la gestion contractuelle n’ont pas toujours fait l’objet de saines pratiques de gestion.

  • L’utilisation du taux journalier comme type de rémunération était généralisée pour ce qui est des 38 contrats vérifiés. Bien que la réglementation permette ce type de rémunération, les fournisseurs n’ont assumé qu’une faible part des risques associés à l’exécution des contrats.

  • La sollicitation des fournisseurs n’a pas permis d’atteindre pleinement l’objectif du libre jeu de la concurrence. Le nombre moyen de soumissions conformes et acceptables qui ont été reçues à la suite d’un appel d’offres public est peu élevé.

  • Une entité a conclu neuf contrats dont le montant maximal était supérieur à celui proposé par le fournisseur dans sa soumission. Ces contrats ont été signés sur la base du montant estimé par l’entité.

  • Souvent, le fournisseur ayant poursuivi les travaux était celui qui avait obtenu le contrat précédent. En effet, à la suite d’un appel d’offres public, le contrat a été accordé au même fournisseur à 18 reprises pour ce qui est des 25 contrats visés. Une telle proportion soulève des préoccupations quant au traitement équitable des fournisseurs, d’autant plus que pour 10 des 18 contrats visés, il y avait une seule offre conforme et acceptable.

  • Plusieurs éléments précisés dans le contrat n’ont pas fait l’objet d’un suivi exercé avec rigueur par les entités. Des lacunes ont été recensées notamment à l’égard de l’exécution de travaux non prévus, de la facturation à des taux supérieurs à ceux prévus dans le contrat et du non-respect du personnel désigné.

  • Quant à l’utilisation des ressources externes, lorsque l’on compare le gouvernement du Québec avec d’autres administrations, force est de constater qu’il a eu beaucoup plus recours à ces ressources. Le recours fréquent à la sous-traitance peut entraîner, à la longue, la stagnation de l’expertise interne, voire sa perte. De plus, cette pratique risque de créer un lien de dépendance avec les fournisseurs.

Recommandations

Recommandations au Centre de services partagés du Québec, à Revenu Québec et à la Régie des rentes du Québec :

  • Documenter la définition du besoin et l’estimation des coûts de manière adéquate.

  • Évaluer comment les fournisseurs peuvent assumer une plus grande part des risques associés à l’exécution des contrats.

  • Analyser l’écart entre le montant estimé par l’entité relativement au contrat à attribuer et celui figurant dans la soumission retenue ainsi que les écarts entre les montants figurant dans les soumissions jugées conformes et acceptables pour un même contrat.

  • Améliorer la neutralité des comités de sélection.

  • Procéder à l’analyse des situations où il y a poursuite des travaux avec le même fournisseur à la suite d’un appel d’offres public dans l’optique d’assurer un traitement équitable à l’endroit des fournisseurs.

  • Documenter en temps opportun les précisions données au fournisseur concernant les travaux à accomplir et les profils de ressources nécessaires.

  • Améliorer le suivi des éléments figurant dans chaque contrat à l’égard de :

    • la réalisation des travaux, pour s’assurer que ceux-ci correspondent à ceux qui étaient prévus dans le contrat;

    • l’application du type de rémunération spécifié;

    • l’application des taux prévus dans le contrat lors du paiement du fournisseur;

    • la réalisation des travaux par le personnel désigné.

  • Inclure dans le contrat une clause de pénalité à l’égard du personnel désigné et l’appliquer s’il y a lieu.

  • Effectuer l’évaluation des fournisseurs.