Conseils d’audit

Lancez-vous

Lorsque l’on entreprend quelque chose de nouveau, il est facile de se sentir dépassé. Il faut recruter et intégrer du personnel, définir des mandats et des processus, mobiliser des parties intéressées et lancer des projets. Cela peut faire beaucoup à gérer quand on s’efforce par ailleurs de répondre aux attentes élevées qui sont placées dans la fonction d’audit pour obtenir rapidement des résultats.

Pourtant, il n’est pas nécessaire de tout déterminer tout de suite. Bien définir une fonction d’audit prend du temps. Définissez les éléments clés, laissez place à l’incertitude et laissez la fonction se développer progressivement au fil de l’évolution du processus.

Pour créer l’unité d’audit des mines, nous sommes directement entrés dans le vif du sujet. Nous avons rapidement choisi deux sujets d’audit et mis en place un processus de base, puis nous nous sommes mis au travail, conscients que nous établirions plus rapidement notre crédibilité en mobilisant des partenaires et des parties prenantes dans le cadre de projets en cours qu’en attendant que tout soit entièrement au point.

Nous avons également lancé le site Web de l’unité d’audit des mines dans les plus brefs délais. Au départ, il s’agissait d’une simple page de renvoi contenant une brève description de la fonction d’audit et quelques documents auxiliaires. Le site est rapidement devenu un centre de partage d’information qui, au fil du temps, a contribué à renforcer la confiance dans notre rôle de bureau d’audit transparent et réputé.

Demandez de l’aide

Il est essentiel de prendre conscience que tout n’est pas à construire de zéro. L’audit est une discipline bien établie, et même si votre mandat est unique, il existe de nombreuses ressources disponibles pour vous aider à mettre en place votre cadre d’audit. Les auditeurs ont par ailleurs l’habitude de collaborer et de se serrer les coudes – n’hésitez pas à demander de l’aide et à solliciter des commentaires et des observations.

Nous avons adhéré à des associations d’audit, suivi des formations auprès d’organisations comme la Fondation canadienne pour l’audit et la responsabilisation, et embauché un conseiller externe pour nous aider. Nous avons également noué des relations avec d’autres équipes d’audit dans l’ensemble de la fonction publique provinciale. En plus de fournir des modèles d’audit, des outils et des pratiques exemplaires, nos collègues auditeurs ont été d’excellents conseillers pour nous aider à relever de nouveaux défis et à saisir de nouvelles occasions.

Constituez une équipe diversifiée

La force d’une fonction d’audit dépend de celle des personnes qui l’exercent. Pour maintenir l’objectivité et insuffler de la créativité et de l’innovation dans votre travail, il peut être utile de constituer une équipe composée de personnes ayant des expériences variées et issues d’horizons divers.

Depuis sa création, notre équipe regroupe des personnes ayant une expertise technique dans différentes disciplines minières comme le génie minier, la géoscience, la science de l’environnement et l’hygiène industrielle. La collaboration au sein d’une équipe diversifiée, associée à une formation aux meilleures pratiques d’audit, permet de garantir l’objectivité et l’exhaustivité de notre travail.

Au fil du temps, nous avons encore renforcé cette diversité. Récemment, nous avons recruté des personnes sans expérience minière. Ces membres de l’équipe ont ajouté de la valeur à notre travail, en apportant de nouvelles compétences et expériences (par exemple en matière de recherche qualitative et de participation autochtone), en remettant en question les hypothèses et en contribuant à faire en sorte que nos travaux restent accessibles au grand public.

Nouez et entretenez des relations constructives

Il est important pour les fonctions d’audit de nouer et d’entretenir des relations mutuellement respectueuses et transparentes avec les principales parties intéressées. Ces relations sont essentielles pour établir la crédibilité et encourager une participation ouverte tout au long du processus d’audit.

Notre équipe s’est efforcée de nouer des relations avec nos principaux partenaires et parties prenantes, notamment le personnel du ministère, les peuples autochtones, l’industrie minière, les représentants syndicaux, les autres organismes de réglementation, les organisations non gouvernementales et la société civile. J’ai commencé à organiser des réunions avec les parties intéressées dès ma première semaine de travail – avant que l’équipe de l’unité d’audit des mines ne soit entièrement constituée et que son mandat et son approche ne soient clairement établis. À nos débuts, nous n’avons pas caché que l’unité d’audit des mines était en cours de développement et nous avons pu adapter et ajuster notre approche en fonction des commentaires reçus.

Tout au long du processus d’audit, les groupes concernés ont l’occasion de découvrir, de comprendre et de commenter notre travail avant qu’il ne soit rendu public, ce qui contribue à instaurer la confiance et à faire en sorte que nous répondions à des intérêts variés. Récemment, nous avons même eu l’occasion de corédiger une étude de cas (en anglais seulement) avec une organisation de la société civile afin de mieux faire connaître notre travail et de souligner la valeur de l’amélioration continue.

Conformément aux engagements de la Colombie-Britannique envers la réconciliation avec les Autochtones, nous nous efforçons actuellement de renforcer nos relations avec les peuples autochtones à l’échelle de la province et de les faire participer plus directement à nos travaux. En mai 2021, nous avons signé un protocole d’entente avec le Conseil de l’énergie et des mines des Premières Nations de la Colombie-Britannique (en anglais seulement), qui définit les engagements en matière de dialogue bilatéral et de collaboration tout au long du processus d’audit. Nos partenaires autochtones apportent des éclairages spécifiques concernant les répercussions de l’exploitation minière sur l’ensemble de leur territoire traditionnel, qui doivent être pris en compte dans nos audits et étayer les recommandations au gouvernement.

Placez l’organisation auditée sur la voie du succès

Un audit n’a aucune utilité si l’organisation auditée n’est pas engagée, responsable et prête à répondre aux recommandations d’audit. Dans les organisations déjà surchargées où les audits sont susceptibles de créer un surcroît de travail, les recommandations d’audit peuvent facilement glisser entre les mailles du filet. Il est donc important que les équipes d’audit collaborent avec leurs audités pour mettre en place des mécanismes de responsabilisation et pour s’assurer que les recommandations d’audit sont applicables et qu’elles apportent une valeur ajoutée.

En 2021, nous avons signé un protocole d’entente avec le ministère de l’Énergie, des Mines et de l’Innovation faible en carbone (en anglais seulement), en vertu duquel le ministère s’engage à garantir à notre équipe un accès à l’information, à répondre publiquement à chaque audit et à fournir des mises à jour annuelles sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations d’audit antérieures. Le ministère a également créé une équipe dédiée, qui ne fait pas partie de l’unité d’audit des mines, pour contribuer à coordonner et à appuyer les efforts du ministère en matière d’audits.

Afin d’aider le ministère à donner suite aux audits, notre équipe a communiqué certains types d’informations et d’analyses provenant de nos audits (par exemple des analyses juridictionnelles et des analyses des données du ministère), tout en tenant compte des considérations de confidentialité. Cette approche a aidé le ministère à éviter les chevauchement des tâches et à cibler certains des risques identifiés. En outre, dans nos audits en cours, nous communiquons plus régulièrement avec les membres du personnel du ministère potentiellement concernés afin de comprendre leurs préoccupations et leurs idées d’amélioration, de manière à pouvoir en tenir compte lors de l’élaboration des recommandations.

Prenez des engagements en matière d’amélioration continue

Comme indiqué dans l’enseignement n° 1, la création d’une nouvelle fonction d’audit peut représenter une tâche ardue, et il est quasi certain que tout ne sera pas parfait dès le départ. Il faut laisser la fonction évoluer progressivement et mettre en place des mécanismes permettant d’appuyer l’apprentissage et l’amélioration continues.

Notre équipe tire parti des comptes rendus rétrospectifs internes et des réunions de bilan tout au long du processus d’audit. Nous sollicitons activement la rétroaction du ministère et des autres parties intéressées par le biais de canaux officiels et officieux. L’unité d’audit des mines n’existe que depuis 2019, mais ces boucles de rétroaction ont déjà contribué à plusieurs améliorations substantielles du programme.

Chaque audit est l’occasion d’apprendre et de s’améliorer – tant pour l’organisation auditée que pour l’équipe d’audit. Bien que notre structure continue d’évoluer, nous nous réjouissons de constater que le programme que nous avons élaboré et que les deux audits que nous avons réalisés jusqu’à présent contribuent d’ores et déjà à améliorer la réglementation minière en Colombie-Britannique.