Qu’avons-nous obtenu?

Voici les réalisations notables de notre équipe dans le cadre du projet mis en œuvre pour ECCC :

• ECCC a atteint le statut de surveillance continue en matière d’administration de la paye, ce qui témoigne d’une plus grande efficience dans la détection des principaux risques et des évolutions de l’environnement de contrôle du processus d’administration de la paye. Ce statut renforce la confiance et la compréhension à l’égard de l’information fournie à la direction pour éclairer la prise de décision.
• La bonne documentation des processus a favorisé la mise au point de formations à l’intention des employés, ce qui a permis aux parties prenantes de mieux comprendre leurs responsabilités.
• Grâce à la révision du processus, le personnel est devenu plus attentif aux objectifs à atteindre et à l’importance du suivi des contrôles et, par conséquent, plus engagé à tous les niveaux pour résoudre les problèmes liés à la paye.
• L’équipe de contrôle interne est sortie grandie de l’expérience acquise au cours d’un projet complexe et sensible.
• ECCC a enrichi sa culture de l’innovation.
• Le projet a contribué à la réallocation productive des ressources : un membre de l’équipe de contrôle interne a été formé au test des contrôles et a été muté dans un rôle opérationnel au terme du projet.

Sur le plan de la méthodologie, l’équipe de contrôle interne d’ECCC a assimilé une nouvelle approche en matière de tests en recourant systématiquement à l’analyse des données dans le cadre de l’évaluation des principaux contrôles internes du ministère dès que les renseignements disponibles le permettent. Cette méthode permet de saisir, traiter et organiser les données de manière à déceler les problèmes liés au processus d’administration de la paye et à obtenir des plans réalistes de la gestion pour les résoudre. L’équipe de contrôle interne a également déterminé la meilleure façon de présenter ces données en vue d’induire des améliorations immédiates, sans avoir à débattre de l’étendue des problèmes.

Quels ont été nos principaux facteurs de réussite?

En définitive, notre approche dynamique doit son succès à l’implication de l’équipe de projet et de la direction d’ECCC, ainsi qu’à l’appui de nos parties prenantes. La vitesse de la transformation au sein du ministère exigeait un travail d’assurance rapide et agile. Le modèle d’assurance classique n’aurait pas été aussi efficace.

Par son fort leadership, son ouverture au changement et son engagement envers l’amélioration continue, notre équipe de contrôle interne a pu remplir sa mission et fournir une assurance supplémentaire sur l’exactitude des dépenses salariales.

Plusieurs facteurs ont contribué à la réussite de notre nouvelle stratégie d’assurance. Le plus important a été l’élan insufflé par la haute direction d’ECCC, dont l’implication et les indications opportunes ont été les moteurs de la refonte du processus d’administration de la paye. Qui plus est, l’équipe de contrôle interne a occupé une place de premier rang dans la gestion des risques en repérant les zones d’ombre, et joué un rôle de catalyseur en expérimentant de nouveaux contrôles. Dans le cadre du processus d’incubation, le personnel a été formé à ces nouveaux contrôles, et les responsables des processus opérationnels se sont vu confier la tâche d’appliquer les contrôles de manière continue. Les responsables des processus ont également acquis le réflexe de consulter régulièrement l’équipe de contrôle interne au sujet des contrôles.

D’autres facteurs ont contribué à la réussite de notre nouvelle démarche, notamment :

• la bonne connaissance du cadre de gestion de la paye du gouvernement du Canada
• un dialogue constant à tous les niveaux, notamment entre les parties prenantes internes et externes
• l’utilisation efficace des outils existants (rôle opérationnel de la Vérification interne de SPAC dans le système de paye Phénix)
• l’engagement personnel des cadres de l’équipe de contrôle interne et des organisations clientes pendant le travail de terrain
• un suivi clair et transparent de tous les problèmes détectés
• la remise d’un prix récompensant la contribution des employés

Comment faire pour appliquer une méthode similaire dans votre organisation?

Qu’ils fournissent des services de conseil ou d’assurance, les auditeurs peuvent décider d’appliquer cette approche en collaboration ou non avec l’équipe de contrôle interne de leur organisation. La méthodologie suivie se fonde sur des processus rigoureux et exhaustifs, une supervision constante et une évaluation des contrôles internes. Il convient d’accorder une attention particulière et d’engager une discussion approfondie au sujet des facteurs d’indépendance et d’objectivité au moment de préparer le programme d’audit interne, étape qui pourrait s’appuyer sur les travaux de l’équipe de contrôle interne.

Pour déterminer s’ils pourraient adopter cette approche, les contrôleurs internes ou les auditeurs devraient se poser les questions suivantes :

• Votre organisation mène-t-elle actuellement de grands projets à cadence rapide?
• Êtes-vous prêts, disposés et capables de céder temporairement une part de votre indépendance afin que la haute direction dispose plus rapidement de l’assurance qu’un processus clé fonctionne comme prévu?
• Avez-vous accès à l’expertise et aux ressources financières et humaines nécessaires? Votre équipe dirigeante est-elle prête à consacrer du temps à un projet exigeant pour améliorer les processus opérationnels?
• Avez-vous le soutien explicite de la haute direction?

Communiquer les attentes et les résultats de façon continue et à tous les niveaux et travailler avec le groupe des pratiques professionnelles en vue de l’adaptation des outils peuvent aussi vous aider à atteindre vos objectifs.

Conclusion

En atteignant le statut de surveillance continue en matière d’administration de la paye, ECCC montre sa volonté de résoudre les problèmes potentiels liés à la mise en place du système de paye Phénix.

Grâce à l’analyse des données et à des méthodes agiles, les auditeurs et les spécialistes du contrôle interne peuvent fournir des assurances et des conseils précieux et ainsi jouer un rôle de premier plan dans l’amélioration du processus d’administration de la paye.

Références

Bureau du vérificateur général du Canada (2018). Printemps 2018 – Rapport 1 – La création et le déploiement du système de paye Phénix.

Bureau du vérificateur général du Canada (2017). Automne 2017 – Rapport 1 — Les problèmes liés au système de paye Phénix.

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (2017). Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paye.

Services publics et Approvisionnement Canada (2018). Mise à jour sur les progrès réalisés : Mesures prises par le gouvernement pour stabiliser le système de paye de la fonction publique.