Difficultés et limites de l’exploration de processus

Les grands cabinets d’audit externes expérimentent l’exploration de processus depuis quelques années déjà. Certains d’entre eux ont récemment commencé à nouer des partenariats avec des fournisseurs de solutions d’exploration de processus pour créer des plateformes leur permettant d’accroître l’automatisation de leurs activités d’audit et de production de rapports (Gartner, 2020). Toutefois, malgré les avantages qu’elle procure en termes de renforcement des capacités humaines d’analyse de données, l’exploration de processus est encore peu utilisée en matière d’audit. Certains facteurs humains et aspects liés aux données peuvent expliquer la lente adoption de l’exploration de processus dans les activités d’audit en Amérique du Nord.

La méconnaissance est probablement l’un des principaux facteurs humains qui entrent en jeu. L’exploration de processus est apparue tardivement aux États-Unis par rapport aux autres marchés (Gartner, 2020). Bien que l’Amérique du Nord soit le plus grand marché pour l’analyse opérationnelle, la technologie de l’exploration de processus y est encore relativement peu connue et moins répandue que d’autres technologies analytiques. En conséquence, la fourniture et l’utilisation d’outils d’exploration de processus dans le domaine de l’audit et les recherches connexes sont restées limitées à quelques pays (en particulier les Pays-Bas).

Les réticences de nombreux auditeurs à utiliser de nouvelles techniques et technologies constituent un autre facteur humain important. Ces réticences peuvent s’expliquer dans une certaine mesure par des causes courantes incluant les traits de personnalité individuels, une méconnaissance des avantages des nouvelles technologies et l’absence des compétences requises pour les utiliser, mais aussi par une culture organisationnelle insuffisamment axée sur l’innovation.

Pour surmonter ces réticences au changement, il faut que les conseillers en TI expliquent de manière convaincante les avantages pouvant découler de l’exploration de processus (Fluxicon, 2014). Les cabinets d’audit et les institutions d’audit du secteur public doivent aussi avoir conscience de la nécessité d’élargir l’éventail de compétences de leurs auditeurs pour favoriser l’adoption de l’exploration de processus. La formation du personnel et l’embauche de professionnels ayant des compétences en analyse de données et en programmation seront essentielles pour accroître l’impact de l’exploration de processus dans la profession d’auditeur.

En matière de données, la qualité est la principale préoccupation. L’étendue des possibilités d’exploration de processus est proportionnelle à la qualité des données sur lesquelles l’analyse se fonde. Si des données d’événements sont manquantes ou ne sont pas fiables, la plupart des techniques décrites dans cet article perdent de leur intérêt ou deviennent inutilisables. En fonction des paramètres du système de PRO, il arrive aussi que les données d’événements ne puissent pas être enregistrées. Par exemple, certains systèmes de PRO peuvent être configurés pour désactiver les journaux ou les sauvegardes afin d’améliorer la performance du logiciel.

À l’instar de la qualité, la disponibilité des données peut également limiter l’utilisation de l’exploration de processus. Les possibilités de recours à l’exploration de processus sont par exemple limitées dans les organisations qui privilégient largement les contrôles manuels et les formulaires imprimés au détriment des systèmes informatiques.

Enfin, outre les difficultés décrites ci-dessus, certaines limites intrinsèques restreignent les possibilités d’exploration de processus. Premièrement, à elle seule, l’exploration de processus ne peut pas répondre à toutes les questions liées à un processus spécifique. À titre d’exemple, les techniques d’exploration de processus ne permettent pas de déterminer si une décision clé prise dans un cas – par exemple l’approbation d’un contrat ou d’un projet – était la bonne. Si l’exploration de processus peut établir quelles activités ont été exécutées, dans quel ordre, quand et par qui, il arrive que des renseignements supplémentaires et un jugement humain soient nécessaires pour tirer des conclusions sur les éléments clés de l’évaluation.

En outre, pour bien comprendre certaines des informations fournies par l’exploration de processus sur un processus donné et ses variations, il se peut que les auditeurs doivent pousser l’analyse plus loin en utilisant d’autres moyens ou en recueillant davantage d’informations contextuelles. Les variations spécifiques d’un processus peuvent s’expliquer par des circonstances particulières dans un secteur d’activité, par exemple les conditions météorologiques ou une charge de travail importante à certaines périodes du mois ou de l’année. En conséquence, la connaissance des processus à l’étude et l’exercice du jugement professionnel sont indispensables aux auditeurs pour une utilisation efficace de l’exploration de processus.

Conclusion

L’examen des processus du secteur public est un volet essentiel des audits de performance des services et programmes gouvernementaux. Toutefois, dans un environnement où la quantité de données traitées et l’automatisation ne cessent d’augmenter, les procédures d’audit traditionnelles doivent être complétées par de nouveaux types d’analyse. Dans ces circonstances, l’exploration de processus est apparue comme une technique analytique précieuse permettant aux auditeurs :

• d’avoir une vision claire des processus réels lors de la phase de planification d’un audit;
• d’identifier les écarts par rapport au processus décrit;
• de déceler les lacunes éventuelles en matière de contrôles et les cas de fraude;
• d’évaluer l’efficience au moyen d’indicateurs de rendement clés.

Aujourd’hui, l’utilisation d’applications d’exploration de processus en matière d’audit se limite principalement aux audits des états financiers et aux audits internes, car la capacité des grands cabinets d’audit dans ces domaines est établie depuis quelque temps déjà. Cet article souligne toutefois l’intérêt de l’exploration de processus, non seulement pour les processus opérationnels normalisés (par exemple les processus d’approvisionnement simples), mais aussi pour les processus plus complexes et abstraits comme ceux appuyant la prestation de nombreux programmes et services importants du secteur public.

Bien qu’il s’agisse encore d’une approche analytique relativement nouvelle, l’exploration de processus est déjà utilisée avec succès par un certain nombre d’institutions d’audit du secteur public. Dans le cadre de leur transformation numérique, les autres bureaux d’audit ont tout intérêt à envisager d’adopter à leur tour l’exploration de processus.

Références

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