le 14 mai 2020
La pandémie de la COVID-19 a modifié le fonctionnement des assemblées législatives. Dès la mi-mars 2020, toutes les législatures canadiennes ont soudainement dû pratiquer l’éloignement physique. Beaucoup ont commencé à réfléchir à des modes de fonctionnement virtuel.
Le comité permanent spécial des comptes publics de l’Assemblée législative de la Colombie-Britannique a très vite adopté un environnement virtuel, en tenant sa première réunion par vidéoconférence le 30 mars.
Pourquoi la C.-B. a-t-elle réagi aussi promptement?
La C.-B. a rapidement adopté ce nouveau mode de réunion pour pouvoir respecter le calendrier de travail du comité des comptes publics (CCP). Le CCP considérait que la surveillance et la reddition de comptes devaient être assurées même en ces temps difficiles. La culture parlementaire exigeait que les travaux se poursuivent. Suite à l’ajournement de l’Assemblée législative, la présidente du CCP, Shirley Bond, a affirmé que les travaux du comité étaient un moyen efficace de maintenir les activités législatives. « Nous devons faire en sorte que les travaux de l’Assemblée législative continuent », a-t-elle déclaré.
Quelles leçons peut-on tirer de l’expérience de la C.-B.?
Ce nouveau mode de réunion a pu être adopté grâce à une préparation poussée. La greffière du CCP, le hansard et le personnel en TI ont largement contribué à faire en sorte que la transition soit aussi harmonieuse que possible. Ces groupes ont recensé trois mesures permettant de faciliter la transition.
1. Choisir une plateforme technologique connue des membres, accessible et conviviale.
Après examen des services de téléconférence disponibles, le personnel administratif de l’Assemblée législative a finalement choisi d’utiliser la version professionnelle améliorée de Zoom, qui constitue une solution économique, familière et rapide. Les membres du comité avaient déjà commencé à utiliser cette plateforme pour tenir des réunions de caucus et de circonscription.
2. Tester la technologie et effectuer des essais.
Des employés de l’Assemblée législative ont travaillé avec le service de soutien de la TI pour s’assurer de la fiabilité et du fonctionnement efficace de la technologie. Ils se sont efforcés de régler toutes les questions de sécurité éventuelles, y compris celles relatives au besoin de confidentialité pour les réunions se tenant à huis clos.
Des réunions d’essai visant à tester cette nouvelle technologie et ce nouveau procédé ont eu lieu, d’abord avec le personnel du comité, puis avec d’autres intervenants, dont la présidente, Shirley Bond, la vice-présidente, Mitzi Dean, la greffière et les recherchistes. Ces tests ont à nouveau confirmé le bon fonctionnement de la technologie. Ils ont également aidé les participants à cerner les problèmes que les membres sont susceptibles de rencontrer pendant les réunions. Ces informations ont permis au personnel d’élaborer une fiche de conseils à laquelle les membres peuvent se reporter durant les réunions.
3. Établir des protocoles clairs pour le déroulement des réunions.
La présidente, la vice-présidente et la greffière du comité se sont entretenues en amont au sujet du déroulement des réunions dans ce nouvel environnement virtuel. La mise en place de protocoles clairs sur des points comme l’ordre de parole, l’interrogation des témoins et le traitement des motions permet d’optimiser l’efficacité des réunions du CCP, qu’elles se déroulent en personne ou en ligne. Savoir jongler entre les interventions des membres par clavardage et écrans interposés est essentiel au bon déroulement de la réunion. Comme beaucoup d’entre nous le découvrent dans les circonstances actuelles, il peut s’avérer plus difficile de gérer les réunions d’un point de vue procédural lorsque les autres participants ne sont pas dans la même pièce. L’établissement de protocoles clairs et d’un soutien en amont pour tous les membres peut contribuer à atténuer ces difficultés.
Observations de la FCAR
Même si la tenue précoce de réunions virtuelles par le CCP de la C.-B. montre que cette transition peut se faire assez rapidement, il est important de reconnaître que cela représente un processus d’apprentissage continu. Comme la présidente du CCP, Shirley Bond, l’a aussi fait remarquer lors de cette première réunion virtuelle du 30 mars : « Cela deviendra bientôt une habitude, car nous aurons probablement d’autres occasions de nous réunir grâce à la technologie Zoom. »
Cette déclaration résume parfaitement l’importance de cette transition et souligne que les CCP ne devraient pas hésiter à aller de l’avant, même si ces changements peuvent être source d’incertitude.
Ce qui ressort clairement de l’expérience de la C.-B., c’est que la préparation et la planification sont essentielles pour réussir cette transition et que le parcours est semé d’embûches. Les élus viennent d’horizons divers et n’ont pas tous le même niveau d’expérience, et les juridictions ont des besoins variables en termes d’infrastructures matérielles et techniques. Certains membres auront besoin de plus de soutien que d’autres pour effectuer cette transition.
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Capture d’écran de la première réunion virtuelle du CCP tenue le 30 mars 2020. |
Réunions des CCP pendant la pandémie
Reconnaissant que ce ne sont pas tous les comités qui étaient censés se réunir pas pendant cette période, nous aimerions féliciter les comités, les membres et le personnel qui ont bravé les nouvelles technologies et ceux qui ont modifié leurs pratiques régulières pour permettre une distanciation physique.
Merci de nous garder en sécurité tout en assurant une surveillance efficace.
Alberta – 27 avril – Distanciation physique et vidéoconférence
Yukon – 6 mai – Réunion virtuelle
Northwest Territories – 12 mai – Réunion virtuelle Vidéos
Fédéral – 19 mai – Réunion virtuelle
Saskatchewan – 20 mai – Réunion respectant les mesures de distanciation physique
Manitoba – 10 juin – Réunion respectant les mesures de distanciation physique
Île-du-Prince-Édouard – 16 juin – Réunion respectant les mesures de distanciation physique
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