Les auditeurs peuvent aussi auditer la perception des garanties financières et l’administration du programme en vigueur. Cela consiste à examiner si l’organisation responsable :
- possède une liste complète et à jour des concessionnaires et de leurs sites pétroliers et gaziers;
- fait en sorte de recevoir en temps opportun l’ensemble des plans d’assainissement et des garanties financières des concessionnaires;
- dispose des ressources humaines et des systèmes de technologie de l’information nécessaires pour effectuer son travail avec efficacité et efficience;
- coordonne ses activités avec d’autres organisations, le cas échéant.
Le tableau 15 contient des exemples de questions sur l’administration du programme de garanties financières que les auditeurs peuvent poser à la phase de planification afin de développer leur connaissance des activités. Des exemples d’objectifs et de critères d’audit à ce propos figurent aux sections ultérieures de ce Guide.
Tableau 15 – Exemples de questions sur l’administration du programme de garanties financières.
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Sous-thème
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Questions
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Contrôles de la perception des garanties financières
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- Existe-t-il une base de données reprenant les concessionnaires censés verser des garanties financières? Existe-t-il une base de données reprenant tous les sites d’extraction pétrolière et gazière situés sur le territoire? Si oui, ces bases de données sont-elles régulièrement examinées et mises à jour? De quand date leur mise à jour la plus récente?
- Existe-t-il une base de données reprenant tous les sites hérités du passé? Cette base de données est-elle régulièrement examinée et mise à jour?
- Existe-t-il un système de technologies de l’information permettant de suivre les garanties financières versées par les concessionnaires?
- Existe-t-il des systèmes et des procédures visant à établir les montants dus, à recenser les paiements ou les déclarations en retard et à veiller à ce que les paiements soient effectués et à ce que les lettres de crédit (ou autres types de garantie) soient toujours valides?
- Le personnel reçoit-il des instructions sur la manière de percevoir et de gérer les garanties financières, notamment les paiements ou les déclarations en retard?
- Existe-t-il des pénalités ou des amendes applicables en cas de non-respect des règles? Ces pénalités ou ces amendes sont-elles suffisamment élevées pour modifier les comportements? L’organisation applique-t-elle les pénalités ou les amendes prévues en cas de non-respect des règles?
- Des mesures de suivi sont-elles rapidement prises en cas de paiement en retard ou incomplet (inférieur d’un certain pourcentage au montant total dû)? Des pénalités sont-elles appliquées dans la pratique?
- L’organisation suit-elle sa performance en ce qui concerne l’évaluation et la perception des garanties financières?
- L’organisation prépare-t-elle un rapport annuel afin de fournir une assurance quant à l’intégralité des garanties financières perçues et des plans d’assainissement connexes?
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Dotation en personnel et formation
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- L’organisation a-t-elle établi le nombre de personnes requises pour traiter les garanties financières? Tous les postes requis sont-ils pourvus?
- Le personnel actuel possède-t-il les connaissances spécialisées nécessaires pour examiner l’adéquation des plans d’assainissement et de l’estimation des coûts?
- L’organisation rencontre-t-elle des difficultés pour toujours disposer de suffisamment de personnel qualifié pour traiter les garanties financières?
- Le personnel reçoit-il une formation?
- Existe-t-il des politiques sur les conflits d’intérêts, l’éthique et l’indépendance?
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Coordination
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- Lorsqu’il existe plusieurs organisations responsables, celles-ci ont-elles conclu une entente formelle de coordination (protocole d’entente ou autre)?
- Les rôles et responsabilités de toutes les parties sont-ils clairement documentés?
- Existe-t-il une entente sur les renseignements que les organisations doivent partager entre elles pour assurer une surveillance environnementale efficace des sites?
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Une fois que les auditeurs ont obtenu les réponses à leurs questions, ils peuvent mieux évaluer les risques liés à l’administration du programme de garanties financières.
Les auditeurs doivent envisager d’inclure l’administration du programme de garanties financières dans leur plan d’audit si leurs travaux préliminaires relèvent les problèmes suivants :
- la base de données sur les concessionnaires et sur leurs puits de pétrole et de gaz n’est pas régulièrement mise à jour;
- le personnel ne reçoit pas d’instructions sur la manière de percevoir et de gérer les garanties financières;
- les garanties reçues ne sont pas examinées périodiquement afin de s’assurer de leur validité;
- les pénalités et les amendes ne sont pas appliquées comme prévu en cas de non-respect des règles du programme de garanties financières;
- l’organisation responsable ne remet aucun rapport annuel sur le montant des garanties financières qu’elle a perçues afin de protéger le gouvernement contre les passifs liés à l’assainissement des sites d’extraction pétrolière et gazière.
Cette liste des sujets potentiels d’audit est donnée à titre indicatif et n’est en aucun cas exhaustive. Il incombe à l’équipe d’audit d’examiner et d’analyser les renseignements qu’elle recueille à la phase de planification afin de recenser et d’évaluer les domaines de risque importants. Ce n’est qu’après avoir effectué cette tâche que les auditeurs peuvent décider d’inclure ou non l’administration du programme de garanties financières dans leur plan d’audit.
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