Ce domaine concerne tous les systèmes et processus visant à s’assurer de l’exactitude et de l’intégralité de tous les paiements de redevances effectués par les concessionnaires. Il peut s’agir d’inspections, de validations des données, de recalculs et d’audits des paiements. Certes, ces contrôles ne sont pas forcément appliqués à l’ensemble des paiements, et leur exécution nécessite en général des connaissances spécialisées, mais ils complètent les contrôles de routine sur le traitement des paiements et forment avec eux un système intégré.
Le paiement des redevances se fonde généralement sur les données sur la production ou les bénéfices fournies par les concessionnaires. De nombreux facteurs peuvent intervenir dans le calcul des redevances à payer, comme les volumes de production, les prix du marché, les taux de change et diverses déductions. Les gouvernements ont tout intérêt à ce que ces données soient complètes et exactes s’ils veulent recevoir l’intégralité des montants qui leur reviennent. Pour ce faire, ils peuvent réglementer le matériel et les pratiques de mesure afin de s’assurer de l’exactitude et de l’uniformité de la mesure de la production. Ils peuvent aussi réaliser des inspections régulières afin de veiller au respect des obligations et de réduire le risque de fraude (p. ex. détournement de pétrole ou de gaz avant les points de mesure ou fausse déclaration de chiffres de la production).
L’évaluation des redevances peut donc être complexe. En l’absence de solides contrôles internes, les gouvernements risquent de ne pas recevoir l’intégralité des montants qui leur reviennent pour l’extraction des ressources pétrolières et gazières sur leur territoire.
Le tableau 7 contient des exemples de questions sur l’examen et l’audit internes des paiements que les auditeurs peuvent poser à la phase de planification afin de développer leur connaissance des activités. Des exemples d’objectifs et de critères d’audit à ce propos figurent aux sections ultérieures de ce Guide.
Tableau 7 – Exemples de questions sur l’examen et l’audit internes des paiements
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Sous-thème
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Questions
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Validation des données
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- Les compagnies pétrolières et gazières sont-elles tenues de fournir des pièces justificatives ou une vérification indépendante de leur déclaration de redevances?
- Les données sur le volume qui sont collectées auprès des exploitants de pipeline et des installations de traitement sont-elles comparées avec les volumes déclarés à la sortie du puits par les producteurs de pétrole et de gaz?
- Le personnel dispose-t-il d’instructions sur la manière de valider les données fournies par les compagnies?
- Le personnel dispose-t-il d’une liste d’indicateurs qu’il peut utiliser pour évaluer l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements fournis dans les déclarations? Cette liste sert-elle à repérer les cas qui méritent une vérification plus approfondie?
- L’organisation responsable utilise-t-elle les modèles de flux de revenus pour prévoir les futurs revenus et analyser les montants déclarés en regard des montants prévus?
- Les données fournies par les compagnies pétrolières et gazières sont-elles examinées et validées (p. ex. taux de change, prix du pétrole, taux de redevance, données sur la production et chiffres des exportations)? Les redevances sont-elles recalculées d’après les données fournies? Les examens sont-ils documentés?
- Des systèmes électroniques sont-ils en place afin de faciliter l’examen, le recalcul et l’analyse des données sur la production et les redevances fournies par les compagnies pétrolières et gazières?
- Existe-t-il des normes sur les délais de réalisation des examens et de validation des données?
- Existe-t-il un arriéré d’examens et de recoupements des données?
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Audits des paiements
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- Des audits sont-ils menés afin de confirmer que les paiements versés par les compagnies sont exacts? Si oui, les déclarations sont-elles auditées tous les ans ou seulement certaines années?
- Une stratégie d’audit axée sur les risques est-elle en place?
- Des audits sont-ils menés afin d’évaluer si les compagnies manipulent les prix de transfert dans le but de réduire les bénéfices qu’elles déclarent?
- Les audits prévus sont-ils réalisés? Sont-ils menés en temps opportun?
- Les instructions d’audit sont-elles à jour et les procédures d’audit sont-elles documentées (notamment sur la méthode pour auditer l’établissement de prix de transfert)?
- Des audits récents ont-ils décelé des risques systémiques concernant l’intégralité des revenus?
- L’organisation reçoit-elle des compagnies auditées tous les éléments probants qu’elle est en droit d’attendre?
- Les renseignements demandés par les auditeurs sont-ils communiqués en temps opportun?
- Le droit d’accès des organisations du secteur public aux données financières du secteur privé afin d’auditer les redevances est-il clairement indiqué dans les lois, les règlements ou des ententes spéciales?
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Inspections du matériel de mesure de la production
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- Des inspections du matériel de mesure sont-elles exigées par règlement afin de fournir une assurance concernant les données sur la production communiquées par les compagnies pétrolières et gazières?
- Existe-t-il des contrôles visant à s’assurer que :
- tout le pétrole et le gaz passe par les mesureurs désignés (pas de détournement)?
- les mesureurs sont adéquatement calibrés afin de veiller à ce que l’on collecte des données de production exactes?
- les mesureurs calibrés ne sont pas trafiqués?
- La fréquence et la couverture des inspections sont-elles établies par règlement?
- Existe-t-il une stratégie d’inspection fondée sur les risques?
- Toutes les inspections prévues sont-elles menées? Existe-t-il un arriéré d’inspections?
- Les résultats des inspections sont-ils documentés?
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Système de gestion de la qualité
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- Les processus de validation des données, d’audit et d’inspection font-ils l’objet d’une évaluation périodique de la performance?
- Procède-t-on à des rajustements à partir des constatations?
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Dotation en personnel et formation
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- Tous les postes d’auditeurs et d’inspecteurs sont-ils pourvus?
- L’organisation compte-t-elle suffisamment d’auditeurs et d’inspecteurs qualifiés pour mener l’ensemble des inspections et des audits prévus?
- Les auditeurs et les inspecteurs reçoivent-ils une formation spécialisée? Les formations fournies sont-elles consignées?
- Existe-t-il une stratégie de recrutement et de rétention des auditeurs et des inspecteurs?
- Existe-t-il des exigences d’indépendance claires pour les auditeurs et les inspecteurs? Ces exigences ont-elles été communiquées au personnel?
- Les auditeurs et les inspecteurs doivent-ils fournir une déclaration d’indépendance annuelle? Toutes les déclarations requises sont-elles conservées en dossier?
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Coordination
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- Lorsque plusieurs organisations auditent une compagnie du secteur privé, des ententes de coordination sont-elles en place pour partager les renseignements et réduire la redondance des tâches?
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Une fois que les auditeurs ont obtenu les réponses à leurs questions, ils peuvent mieux évaluer les risques liés à l’intégralité et à l’exactitude des paiements versés par les compagnies pétrolières et gazières pour l’extraction de ressources naturelles publiques.
Les auditeurs doivent envisager d’inclure l’intégralité des revenus pétroliers et gaziers dans leur plan d’audit si leurs travaux préliminaires relèvent les problèmes suivants :
- les données communiquées par les compagnies pétrolières et gazières ne sont pas validées par l’organisation responsable ou par une tierce partie indépendante (il y a une forte dépendance à l’égard des données auto-déclarées par le secteur privé);
- il existe un arriéré important en ce qui concerne la validation des données, les audits ou les inspections;
- les audits et les inspections ne sont pas menés en temps opportun en raison de problèmes d’effectifs (p. ex. roulement important du personnel, lenteur du processus de recrutement);
- les auditeurs des organisations responsables ne reçoivent pas tous les renseignements que les compagnies pétrolières et gazières sont censées leur fournir;
- la stratégie d’inspection des sites n’est pas fondée sur les risques.
Cette liste des sujets potentiels d’audit est donnée à titre indicatif et n’est en aucun cas exhaustive. Il incombe à l’équipe d’audit d’examiner et d’analyser les renseignements qu’elle recueille à la phase de planification afin de recenser et d’évaluer les domaines de risque importants. Ce n’est qu’après avoir effectué cette tâche que les auditeurs peuvent décider d’inclure ou non l’intégralité des revenus pétroliers et gaziers dans leur plan d’audit.
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