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Série « Pleins feux »


Planification, mise en œuvre et avantages des grands investissements : le processus d’examen « Gateway »

Planification, mise en œuvre et avantages des grands investissements : le processus d’examen « Gateway » (VIC Planning Delivery and Benefits Realisation of Major Asset Investment The Gateway Review Process)Résumé d’audit

Date de publication :
mai 2013

Bureau d’audit :
Bureau du vérificateur général de Victoria (Australie)

Lien vers le rapport complet :
https://www.audit.vic.gov.au/sites/default/files/20130508-Gateway-Review-Process.pdf (en anglais)

Entité auditée

  • Ministère du Trésor et des Finances

Étendue et objectifs de l’audit

L’équipe d’audit a évalué l’efficacité et l’efficience du processus d’examen « Gateway ». L’évaluation portait notamment sur ce qui suit :

  • la gestion et l’administration par le ministère du Trésor et des Finances du processus d’examen « Gateway »;
  • la contribution du processus d’examen « Gateway » à l’amélioration de la gestion et de la réalisation des grands projets d’immobilisations.

L’équipe d’audit s’est penchée sur la gestion et l’administration du processus d’examen « Gateway », notamment les systèmes et les processus utilisés pour choisir les projets à examiner, ainsi que le déroulement de l’examen, son calendrier, son coût et sa dotation en ressources. Elle s’est intéressée aux liens et aux interactions entre le processus d’examen « Gateway » et le cadre d’assurance de la qualité des projets de grande valeur ou à risque élevé. Elle a aussi étudié le rôle plus général du ministère du Trésor et des Finances pour cerner et diffuser les leçons apprises des examens « Gateway ».

Critère d’audit

  • Non accessibles au public

Principales constatations

  • Le processus d’examen « Gateway » aide à obtenir une meilleure performance dans l’exécution d’un projet. Le ministère du Trésor et des Finances fournit des documents d’excellente qualité qui aident l’utilisateur à s’orienter dans le processus d’examen « Gateway » et dispose de processus efficaces pour sélectionner, recruter et former les examinateurs « Gateway ».
  • Cependant, la mise en œuvre du processus « Gateway » à Victoria reflète un certain nombre d’occasions manquées. Pour la période 2005 à 2012, l’équipe d’audit a recensé 62 projets d’une valeur totale de 4,3 milliards de dollars qui ne sont pas passés par le processus « Gateway ».
  • Le ministère du Trésor et des Finances ne peut pas démontrer que, durant cette période, il a activement et régulièrement recensé les projets susceptibles d’être visés par le processus d’examen « Gateway ». En d’autres termes, les organismes considéraient surtout que « Gateway » était un processus facultatif et des projets à risque élevé n’y ont pas été soumis. Par conséquent, le principal objectif de « Gateway » — à savoir, améliorer la gestion et la réalisation des projets importants — n’a pas été pleinement atteint.
  • D’autres occasions manquées concernent des projets qui ont commencé le processus « Gateway », mais ont décroché après quelques étapes. Pas un seul projet n’a passé la série complète des examens de « Gateway » depuis le lancement du processus en 2003, ce qui signifie que les avantages du processus n’ont pas été pleinement obtenus.
  • Le ministère du Trésor et des Finances n’a pas mesuré l’incidence du processus d’examen « Gateway » sur les projets. Il n’a pas suivi les mesures prises par les organismes en réponse aux recommandations « Gateway », ce qui est un indicateur essentiel de réussite du processus. Il ne peut donc pas démontrer si « Gateway » a généré le moindre avantage pour les projets individuels.
  • Enfin, le ministère du Trésor et des Finances n’a pas su utiliser le processus d’examen « Gateway » pour développer les capacités du secteur public en matière d’examen et de gestion des projets. Il n’a pas cherché assez activement à apprendre et communiquer les leçons des examens « Gateway », et la participation du personnel du secteur public en tant qu’examinateur « Gateway » est très faible.

Recommandations

Le ministère du Trésor et des Finances devrait :

  • vérifier systématiquement si les projets peuvent être visés par le processus d’examen « Gateway », en s’assurant que les nouveaux projets sont soumis à une évaluation rigoureuse des risques;
  • rétablir un comité de surveillance pour le processus d’examen « Gateway » et rendre régulièrement compte au gouvernement des activités menées dans le cadre du processus et de leur incidence;
  • renforcer les mécanismes d’assurance de la qualité du processus d’examen « Gateway »;
  • suivre l’incidence du processus d’examen « Gateway » sur l’amélioration des résultats des projets terminés et présenter un rapport à cet égard;
  • surveiller activement les mesures prises par les organismes en réponse aux recommandations formulées dans le cadre de « Gateway »;
  • créer une base de données pour la diffusion des leçons apprises de « Gateway » et élaborer des études de cas afin de présenter plus efficacement les principales leçons.