Résumé d’auditDate de publication : Bureau d’audit : Lien vers le rapport complet : |
Entités auditées
- Ministère des Collectivités et des Gouvernements locaux
- Firebuy Ltd.
Étendue et objectifs de l’audit
- L’équipe d’audit a évalué la mesure dans laquelle le ministère des Collectivités et des Gouvernements locaux a réussi à rendre l’approvisionnement plus collaboratif. Elle a examiné si Firebuy contribue à réduire les coûts d’acquisition pour les services de sauvetage et de lutte contre l’incendie, en particulier en concevant des accords-cadres nationaux avec les fournisseurs.
Critères d’audit
- Non accessibles au public
Principales constatations
- Sous sa forme actuelle, le fonctionnement de Firebuy apporte une médiocre optimisation des ressources. Firebuy a coûté aux contribuables près de deux fois plus pour sa création et son fonctionnement que les économies qu’elle affirme avoir contribué à réaliser pour les services locaux de sauvetage et de lutte contre l’incendie. De plus, les coûts liés à la création et au fonctionnement des cadres actuels ne seront probablement pas récupérés pendant la durée de vie de ceux-ci.
- La méthode convenue par le ministère des Collectivités et des Gouvernements locaux et Firebuy pour établir les contrats-cadres va à l’encontre de l’optimisation des économies dans le processus d’approvisionnement des services de sauvetage et de lutte contre l’incendie. Les contrats n’ont pas de spécifications communes et concernent de nombreux fournisseurs. Donc, ils permettent d’acheter du matériel sur mesure très onéreux, tout en empêchant les fournisseurs de proposer des prix plus bas grâce à des commandes en gros volume. La méthode inefficace utilisée par Firebuy pour mesurer les économies qu’elle aide à réaliser sape encore plus sa crédibilité et son efficacité.
- Un certain nombre de services de sauvetage et de lutte contre l’incendie et de fournisseurs ont indiqué que Firebuy a contribué à apporter plus de rigueur et de professionnalisme dans leurs processus d’approvisionnement. Cependant, si le ministère des Collectivités et des Gouvernements locaux n’utilise pas ses pouvoirs pour amener les services locaux de sauvetage et de lutte contre l’incendie à utiliser les contrats d’achat nationaux de Firebuy, celle-ci doit compter sur sa capacité de persuasion. Elle se retrouve donc dans une situation difficile et les progrès sont lents : seulement cinq contrats sur les quinze qu’elle a élaborés sont utilisés par plus de la moitié des 46 services de sauvetage et de lutte contre l’incendie.
- Le ministère des Collectivités et des Gouvernements locaux n’a pas dirigé, guidé et surveillé Firebuy de manière suffisamment claire pour que cette entité atteigne ses objectifs initiaux. L’irrésolution du Ministère concernant l’avenir de l’entité en 2008 et 2009 a créé une situation d’incertitude, qui a encore plus sapé la capacité de Firebuy à convaincre les services de sauvetage et de lutte contre l’incendie d’utiliser ses contrats. L’examen stratégique par lequel le Ministère a conclu en 2009 qu’il était rentable de continuer à utiliser Firebuy reposait sur des éléments probants incomplets quant aux économies réalisées et aux coûts.
- Le coût de fonctionnement de Firebuy est relativement élevé par rapport à ceux du marché, car son effectif compte une trop forte proportion de cadres supérieurs.
Recommandations
- Le ministère des Collectivités et des Gouvernements locaux devrait rapidement évaluer s’il est raisonnable de continuer à passer par un organisme central d’approvisionnement ayant une direction nationale. Si la réponse est positive, il devrait évaluer les meilleurs moyens de changer le fonctionnement de Firebuy afin que celle-ci génère efficacement un maximum d’économies. Dans le cas contraire, il devrait transférer les activités de Firebuy à un autre organisme d’approvisionnement professionnel, comme Buying Solutions, ou à un service de sauvetage et de lutte contre l’incendie ayant des capacités suffisantes.
- S’il décide de continuer à recourir à un organisme central d’approvisionnement ayant une direction nationale, le ministère des Collectivités et des Gouvernements locaux devrait veiller à ce que le processus d’approvisionnement se conforme aux pratiques exemplaires, en faisant ce qui suit :
- établir des nouveaux contrats avec un nombre limité de fournisseurs et des spécifications communes pour chaque type de matériel;
- obliger les services de sauvetage et de lutte contre l’incendie à utiliser les contrats;
- mettre en place un mécanisme solide, auditable et complet pour recenser et mesurer les économies générées et instaurer des dispositions permettant de valider de manière indépendante les mesures faites.
- établir des nouveaux contrats avec un nombre limité de fournisseurs et des spécifications communes pour chaque type de matériel;