Éléments probants documentaires

Les auditeurs obtiennent les éléments probants documentaires auprès de l’entité auditée ou d’une tierce partie, sous forme papier ou électronique. Il peut notamment s’agir de documents préparés par l’entité pour son organe de surveillance, de documents préparés par l’organe de surveillance pour son propre usage et de documents juridiques établissant le contexte opérationnel de l’entité.

Il est parfois difficile de recueillir des éléments probants adéquats pendant un audit de la surveillance, pour un certain nombre de raisons :

• Certains processus de surveillance sont informels ou non documentés (contrôles informels), mais ils existent bel et bien.
• Certaines entités consignent de moins en moins de renseignements dans le procès-verbal des réunions de leur conseil d’administration, ce qui limite l’utilité de cette source d’éléments probants.
• La direction cherche parfois à s’interposer entre les auditeurs et les administrateurs, contrôlant l’accès aux documents.
• Il peut être impossible pour les auditeurs d’obtenir des documents sur les discussions à huis clos (quand aucun renseignement n’est consigné).

Pour contourner ces difficultés, les auditeurs devront peut-être mener davantage d’entretiens afin d’obtenir des renseignements supplémentaires sur la nature et les résultats des discussions menées pendant les réunions de l’organe de surveillance, et de documenter les contrôles informels. Ils devront peut-être aussi faire valoir fermement les droits d’accès aux renseignements que leur octroie le mandat de leur bureau d’audit.

En outre, les auditeurs se trouvent parfois face à des situations où les procès-verbaux des réunions de surveillance sont la principale source d’éléments probants documentaires pour une observation d’audit. Pareille situation peut être problématique, car les procès-verbaux sont considérés comme des sources secondaires d’éléments probants et il peut être difficile de démontrer que les contrôles en place sont suffisants pour en garantir la fiabilité. Dans ce cas, pour éviter de trop s’appuyer sur les procès-verbaux, les auditeurs peuvent étayer les éléments probants documentaires avec des éléments probants testimoniaux (entretiens ou déclarations écrites). Lorsqu’il existe une version publique d’un procès-verbal et une version interne plus complète, il est recommandé d’utiliser la version interne.