Les auditeurs peuvent utiliser de nombreuses procédures différentes pour générer des éléments probants analytiques permettant d’étayer les observations d’un audit de la surveillance. Certaines sont relativement simples, comme passer en revue les procès-verbaux des réunions d’un conseil d’administration pour une période précise afin d’établir si ces réunions ont eu lieu régulièrement, si les administrateurs ont été assidus et quels thèmes ont été traités. D’autres procédures, comme les sondages et les analyses comparatives, sont plus complexes et nécessitent souvent l’aide de spécialistes. Cette section traite des sondages et des analyses comparatives.
Le sondage est une procédure utile quand l’étendue d’un audit de la surveillance est vaste et couvre plusieurs entités ou tout un secteur d’activité (santé, éducation, etc.). Il permet aux auditeurs de collecter des renseignements précis et structurés, auprès d’une population bien définie.
Dans les audits de la surveillance, le sondage peut servir à obtenir des renseignements sur les politiques, les systèmes et les pratiques en place dans différentes entités. Il peut aussi être utilisé pour recueillir des avis sur la dynamique de l’organe de surveillance ou sur l’efficacité de pratiques et de fonctions précises de surveillance.
Certes, le sondage peut être utile, mais les auditeurs doivent savoir qu’il fait partie d’une évaluation qualitative (en particulier, le sondage d’opinion) et qu’il ne suffit généralement pas à lui seul pour constituer un élément probant. En fait, dans son document de 2013 intitulé Crown Agency Governance – Obtaining Audit Evidence: Challenges, le Groupe d’étude sur la gouvernance du CCVL (Conseil canadien des vérificateurs législatifs) convient que les sondages d’opinion ne fournissent généralement pas une assurance de niveau audit à l’égard de la performance d’un conseil d’administration ou de la qualité de sa surveillance. Cependant, il est possible d’utiliser les données collectées au moyen d’un sondage en les combinant à d’autres types d’éléments probants afin de fournir une assurance de niveau audit sur des observations d’audit spécifiques. En outre, les données des sondages peuvent servir de base à un rapport de type non-assurance (par exemple, le rapport 2009 du BVG de la Colombie-Britannique sur l’utilisation des renseignements par les conseils d’administration des entités du secteur public et le rapport 2009 du BVG du Manitoba sur l’étude de la gouvernance des conseils d’administration dans les organismes publics).
Enfin, les auditeurs doivent être conscients que le sondage est une procédure complexe qui exige beaucoup de réflexion, de temps, de ressources et de connaissances spécialisées. La conception et la réalisation d’un sondage exigent des compétences et des connaissances spécialisées. C’est pourquoi nous recommandons aux auditeurs de consulter un spécialiste interne ou externe avant d’effectuer un sondage dans le cadre de leur audit de la surveillance.
Analyse comparative
L’analyse comparative consiste à comparer la performance, les systèmes ou les processus entre des entités ou des pays, ou au sein de ceux-ci. Dans les audits de la surveillance, elle peut être utilisée à trois fins :
1. relever les pratiques exemplaires qui serviront de critères d’audit;
2. évaluer la conception des structures et des systèmes de surveillance ou les résultats et l’efficacité des organes de surveillance par rapport à ceux d’autres entités ou à des pratiques exemplaires reconnues;
3. recenser les pratiques exemplaires qui serviront de base aux recommandations d’audit.
Le principal avantage de l’analyse comparative est qu’elle fournit une base objective à partir de laquelle les auditeurs peuvent formuler des observations et des conclusions d’audit. Si elle est dûment menée, elle peut permettre aux auditeurs de tirer des conclusions sur les structures et les systèmes de l’organe de surveillance d’une entité et sur leur efficacité par rapport aux pratiques exemplaires ou aux pratiques d’entités similaires dans un même secteur d’activité.
Cependant, la réalisation d’une analyse comparative et la documentation de ses résultats peuvent prendre beaucoup de temps et s’avérer difficiles, surtout quand les sources fiables de pratiques exemplaires ne sont pas facilement disponibles.
L’analyse comparative de la conception des structures et des systèmes de surveillance est en principe plus simple à réaliser que celle de leur efficacité. Les renseignements sur les mandats, les structures de gouvernance, les politiques et les pratiques peuvent facilement être obtenus en menant un sondage auprès d’entités similaires et en collectant des éléments probants documentaires disponibles dans le domaine public ou sur demande. Les entités publiques sont souvent prêtes à fournir des renseignements sur la conception des structures et des systèmes de surveillance. En revanche, obtenir des renseignements fiables sur les résultats et l’efficacité des organes de surveillance et sur leurs pratiques est souvent plus difficile, surtout quand il existe d’importantes défaillances que les entités sélectionnées préféreraient ne pas porter à l’attention des auditeurs.
En plus de collecter des renseignements suffisants, les auditeurs qui souhaitent utiliser l’analyse comparative comme source d’éléments probants doivent veiller à faire des comparaisons valides. Pour cela, ils doivent :
- comparer des entités qui travaillent dans le même secteur d’activité et qui ont les mêmes grandes caractéristiques opérationnelles. En général, il n’est pas judicieux de comparer des entités du secteur public avec des entités du secteur privé, car elles poursuivent chacune des buts très différents;
- utiliser des données du même niveau de fiabilité pour toutes les entités couvertes par l’analyse. Les renseignements obtenus de rapports annuels et de sites Web à eux seuls ne sont pas suffisants pour comparer l’efficacité, à moins que les auditeurs évaluent leur fiabilité;
- combler toutes les lacunes en matière de renseignements et lever tous les doutes en recueillant des éléments probants documentaires et testimoniaux auprès des entités sélectionnées.
Enfin, pour les auditeurs qui veulent se lancer dans une analyse comparative, nous leur recommandons de consulter au préalable la direction de l’entité auditée ainsi que des spécialistes afin de discuter des entités (ou pays) qui constitueraient des éléments de comparaison acceptables. Il est préférable d’obtenir l’accord de la direction à propos de la méthode à utiliser, mais les auditeurs peuvent s’attendre à ce que l’entité auditée soutienne qu’elle rencontre des difficultés qui lui sont propres et ne peut donc pas faire l’objet de justes comparaisons avec ses pairs. Dans ce cas, l’équipe d’audit doit exercer son jugement professionnel pour décider de procéder ou non à une analyse comparative.
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